Навіщо потрібно Положення про електронний документообіг

В основу роботи будь-якого підприємства, установи, організації покладено обмін документами, які встановлюють певні процеси та або спричинюють юридичні наслідки. Порядок обігу документів на підприємстві та їх зберігання є дуже важливими для будь-якого бізнесу. Відновлення документів хаодин втрачений місяць може коштувати від 500 дол. США, а тому порядок в документах повинен бути від самого заснування бізнесу.

6 причин, чому потрібно затвердити Положення про електронний документообіг:

1. визначити, що частина документів підписується в електронному вигляді. 

2. визначити порядок отриманні і надсилання документів, підписаних КЕП, на офіційну ел.пошту підприємства, відповідальним працівникам, виключно керівнику. Відповідно в договорах з контрагентами зазначати відповідний спосіб отримання електронних документів

3. вирішити колізію між часом складання документа та часом підписання документа.

4. визначити місця і спосіб зберігання електронних документів

5. можна затвердити стандартну фразу для використання при укладенні договорів, щодо порядку обміну електронними документами з контрагентами

6. психологічне значення: схвалення керівництвом підприємства запровадження електронного документообігу і те, що працівники повинні опанувати базові знання по роботі з електронними документами

Для спрощення роботи можете використовувати Положення про використання системи електронного документообігу за посиланням.