Зачем нужно Положения об электронном документообороте

В основу работы любого предприятия, учреждения, организации положен обмен документами, устанавливающими определенные процессы и или вызывают юридические последствия. Порядок обращения документов на предприятии и их хранения очень важны для любого бизнеса. Восстановление документов хаодин потерянный месяц может стоить от 500 долл. США, а потому порядок в документах должен быть с самого основания бизнеса.

6 причин, почему нужно утвердить Положение об электронном документообороте:

1. определить, что часть документов подписывается в электронном виде.
2. определить порядок получении и отправке документов, подписанных КЭП на официальную эл.почту предприятия, ответственным работникам, исключительно руководителю. Соответственно в договорах с контрагентами указывать соответствующий способ получения электронных документов
3. решить коллизию между временем составления документа и время подписания документа.
4. определить места и способ хранения электронных документов
5. можно утвердить стандартную фразу для использования при заключении договоров, о порядке обмена электронными документами с контрагентами
6. психологическое значение: одобрение руководством предприятия внедрение электронного документооборота и то, что работники должны овладеть базовые знания по работе с электронными документами

Для упрощения работы можно использовать Положение об использовании системы электронного документооборота по ссылке.