Автоматизация документооборота – это рывок в развитии или просто полезная привычка?

Автоматизация документооборота может действительно занять много времени и усилий, однако существует существенный риск того, что если у компании есть хаос на бумаге, то после автоматизации будет хаос на бумаге и хаос в электронном виде. Что приведет к удовлетворению рабочих обязанностей работников, увеличению нагрузки, что противоположно повышению эффективности.

Автоматизация документооборота - это не рывок, который через несколько недель сможет решить все проблемы организации, это постепенная работа, ежедневная работа по улучшению собственной эффективности каждого работника.

Если у работника или руководства возникает ситуация, когда не хочется что-то делать, но надо, то это означает, что внутренняя цель такого человека не соответствует внешней поставленной цели. Что это значит?

Это означает, что внутренняя цель работника может остаться работать на этом рабочем месте и страх быть уволен в результате ненужности после автоматизации.

Страх руководства может заключаться в том, что придется брать большую ответственность, ведь в результате автоматизации станут явными процессы, которые иногда руководству хотелось бы прикрыть.

Первый и важный шаг инициатора внедрения автоматизации документооборота – это доказывание участникам процесса, что автоматизация будет происходить и в их пользу.

Для примера: относительно наиболее распространенных ситуаций, описанных выше:

1. работников нужно заверить, что они не будут уволены, а для них точно найдется другая работа (а она точно найдется, поскольку предприятие, ставшее на путь автоматизации, развивается);
2. Топменеджменту: руководству нужно осознать, что прикрытие даже нежелательных для них процессов это задерживает развитие предприятия и не может продолжаться вечно, поэтому даже если какие-то были принципиальные ошибки сделаны, то ответственность по ним будет осуществлена путем нормализации процессов, а не публичных наказаний.

После того, как будет снято внутреннее сопротивление и страхи, то желание повышать свою эффективность у каждого участника процесса возникнет само по себе.

Быстрые изменения сделать гораздо сложнее, результат будет намного меньше, чем от поступательных процессов. В этом аспекте мы должны обратиться к бихевиоральной психологии, которая уже много лет исследовала эти процессы.

Следует взглянуть на функциональные обязанности участников команды как на ежедневные привычки.

Проверка почты, ответы на вопросы по электронной почте или в мессенджерах, планирование дня назначения встреч в Google календаре, то есть привычек большинства участников команды. Если ежедневно делать улучшение собственной эффективности всего лишь на 1%, то рост за год суммарно составит 365%, если делать улучшение 20% за две недели, то это повлияет на объем или качество выполнения других функциональных обязанностей, на выполнение которых будет отведено меньше времени и эффективность улучшения составит 20%.

Сравните, пожалуйста, для себя два следующих примера.

Вы являетесь операционным менеджером, который занимается подготовкой документов или владелец малого бизнеса, директор, который готовит документы самостоятельно или юрист, занимающийся оформлением документов. На вашем предприятии встала задача автоматизировать документооборот, в том числе с использованием конструктора документов.

Сценарий 1

• У вас появился относительно простой договор, нужно просто изменить контрагента в нем. Сначала вам пришел запрос на проверку контрагента, вам прислали выписку, устав и другие данные контрагента. Вы проверили его в реестрах и отписались, что с таким контрагентом можно сотрудничать.
• Спустя два дня пришел запрос на подготовку договора с ним. А сколько как правило подготовка достаточно срочная, то вы берете последнюю вордовскую версию нужного договора и просто вписываете данные в шапку и в реквизиты перепечатывая их из уставных документов или копи-пастом, если контрагент прислал и эти данные текстом.
• Через месяц поступает запрос сделать дополнительное соглашение или письмо или претензию к этому контрагенту, оказывается, что предыдущие вордовские версии документов были сохранены где-то на google диске, удаленном сервере или на телефоне или вообще документ был подготовлен другим работником, то вы снова берете последнюю вордовскую версию документа который наиболее похож на тот, который необходим для вашей ситуации и переписываете все данные из уставных документов или копипастов. При этом снова нужно заглянуть в реестр или не произошло каких-либо изменений в данных контрагента.
• А поскольку к каждому договору может быть неограниченное количество дополнительных соглашений, актов, счетов и других документов, такая процедура может повторяться бесконечно.

Но если предприятие нацелено на выход на новые рынки, то, прежде всего, нужно поработать с эффективностью собственной команды, чтобы она за меньший период времени могла проработать больше задач.

Сценарий 2

• Вам поступил запрос на проверку контрагента, вам выслали выписку, устав и другие данные контрагента. Вы проверили его в реестрах и отписались, что с таким контрагентом можно сотрудничать.
• Вы сразу внесли все данные по контрагенту в реестр контрагентов на платформе InstaDoc .
• Спустя два дня пришел запрос на подготовку договора с ним. Вы копируете из реестра все данные контрагента и генерируете нужный документ на сайте ИнстаДок. Стадия копипаста данных в шапку документа и реквизиты нивелируется.
• Через месяц поступает запрос сделать дополнительное соглашение или письмо или претензию к этому контрагенту, оказывается Драфт последнего сгенерированного документа хранится в облаке. Вы нажимаете кнопку против контрагента "обновить из реестра" и видите, произошли ли какие-либо изменения в данных контрагента. Проводите финальную проверку контрагента, при необходимости усиленную, и генерируете драфт нужного документа.

То есть, у вас нивелируется несколько шагов копипаста и появляется возможность усиленной проверки контрагента и структурирования сделки.

Если бы у вас как у менеджера, прорабатывающего документы, юриста или владельца небольшого бизнеса была привычка:

1. заводить данные контрагента в реестр в любой системе, подвешивать уставные документы в профиль контрагента сразу после обработки запроса на проверку контрагента, и
2. заводить последние документы в шаблонизатор (конструктор документов),

Так сразу при подготовке второго документа вы заметили бы следующие изменения:

1) у вас образовался реестр контрагентов с максимально полными данными, а также подтверждающими документами, из которого можно брать данные гораздо оперативнее, чем из последнего актуального вордовского документа и сравнивать их с учредительными документами;

2) у вас бы образовались шаблоны документов, которые вы чаще всего используете. К ним вы сможете быстро предоставлять опции, которые отсутствовали в предыдущем документе (например, был договор, предусматривавший только предоплату, а затем добавили бы пункт предусматривающий частичную предоплату.

3) создание любого нового документа будет занимать гораздо меньшее время, чем поиск последнего актуального и наиболее приближенного к необходимому вордовскому файлу и переписка данных контрагента из уставных документов или копипаст и проверка данных с уставными документами и реестрами.

Если оценить временные затраты на обработку новой привычки заводить контрагента в реестр контрагентов, то это будет 3-5 минут для осуществления записи в реестре (например, относительно юридических лиц и ФЛП вообще основные данные контрагента подтягиваются из реестра, кроме должности руководителя и банковских счетов) . А теперь вспомните, сколько времени вы ищете нужный документ в вордовской версии, если он хранился в мессенджере, в одном из нескольких емейлов, удаленном диске или где-нибудь в загрузке?

Эксперт по автоматизации, юрист

Инна Яновская

Получить консультацию для моей ситуации

  +38 (093) 1776558   Алексей

  [email protected]