Переходимо на електронний документообіг. Як це зробити правильно?

Дуже важливо йти в ногу з часом, і підтримувати ефективність компанії і особисту ефективність на високому рівні, тому багато організацій здійснюють перехід на електронний документообіг.

Чому це так актуально?

Уявіть, що Ви відправляєте клієнту інформацію звичайною  поштою. Яка ймовірність, що лист на 100% дійде до адресата? А якщо допустили помилку? Звичайно, доводиться переробляти все заново. За підсумком йде колосальна кількість дорогоцінного часу.

Раніше український бізнес було складно уявити без нескінченних папірців. Але сучасні умови і можливості активно нас підводять до тотальної діджіталізаціі. Існує маса сервісів, які допомагають зробити подібний перехід швидко і практично безболісно. Відбувається економія часу на перебирання папірців, а спілкування з клієнтами і навіть контролюючими органами зазнає суттєвого спрощення. 

Кому це буде корисно?

Для менеджерів, які ведуть активну роботу з клієнтською базою і укладають регулярні договори, дана система значно заощадить час, і спростить вирішення поточних завдань. Також даним зручним способом ведення документації можуть користуватися співробітники юридичних відділів компаній.

З чого почати і які чекають переваги?

Існує кілька етапів. Обговоримо найважливіші для початку

Кваліфікований електронний підпис

Ранее данный инструмент назывался ЭЦП, т.е. электронная цифровая подпись.

Нею керівник організації або його довірені особи зможуть підписувати всі необхідні документи:

• для державних органів;
• для внутрішньої документації, первинки та комерційних договорів.

КЕП можна оформити в будь-якому кваліфікованому надавача електронних довірчих послуг (раніше вони називалися - АЦСК - Акредитовані центри сертифікації ключів). Їх список можна знайти на сайті Центрального Засвідчувального органу https://czo.gov.ua/ca-registry. Безкоштовно можна отримати КЕП у Кваліфікованого надавач ЕДП ІДД ДПС, але в умовах карантину потрібно завчасно записатися. Також КЕП можна згенерувати самостійно в інтернет-банкінгу або клієнт-банк АТ КБ Приватбанк, або звернутися до інших надавачам зі списку.

Реєстрація на сервісі електронного документообігу

В даному випадку сервіс "ІнстаДок" пропонує Вам зручну автоматизовану систему, яка забезпечить Вам:

• готові шаблони документів з автозаповненням;
• можливість самостійного створення власних шаблонних варіантів, які підходять саме для Вашого бізнесу;
• зручний облік і зберігання всієї документації;
• автоматичний розрахунок податку на додану вартість в договорах, а також написання цифр трьома мовами;
• підписання договорів КЕП та інше.

У разі, а часто так і буває, якщо Ви будете отримувати зворотний документацію від контрагентів, для її правильного обліку, потрібно, щоб Ваш партнер або клієнт зробив ті ж два кроки для переходу. Це не складно, більш того економити час і гроші Ви вже почнете з першого дня використання системи.

А тепер точна схема кроків при переході:

1. Прочитати юридичну довідку
2. Вибрати систему електронного документообігу
3. Додати контрагентів в реєстр
4. Отримати КЕП
5. Налаштувати шаблони документів для автозаповнення або скористатися готовими шаблонами.
6. Генерувати, підписувати та обмінюватися електронними документами.
7.  Звільнений час інвестувати в розвиток

Готово!

Так в чому ж плюс?

Компанії, які перейшли на таку систему озвучили позитивні сторони за останній рік:

• значно знизилася навантаження на менеджерський склад;
• зменшилися терміни обробки документації - від 1,5 годин до 5-0ті хвилин;
• враховуючи витрати на поштові послуги та купівлю паперу, витрати стали менше майже в сім разів. 

Не забуваємо і про клієнтів!

Тепер вони можуть через мережу відстежувати всі маніпуляції з документом. Наприклад, дата його створення, хто це зробив, чи були внесені зміни, чи підписаний він в строк та інше. Таке нововведення дозволяє вибудовувати прозорі відносини всередині самої компанії і з партнерами, а також з державними органами.

Фахівці та бізнесмени говорять, що на переваги електронного документообігу потрібно звертати увагу не тільки з точки зору економії грошей. Є ще кілька дуже важливих моментів. По-перше, співробітники можуть виконувати і інші, більш цікаві завдання. З корпоративного життя зникає рутина у вигляді постійного вдруковування сторін в договору, особливо, якщо це потрібно зробити на декількох мовах, оскільки тепер подібні дії вчиняються автоматично. Також не потрібно упорядковувати документацію по папках, сканувати для копій. Повністю виключається можливість втрати важливого договору або звіту, все зберігається на внутрішньому сервері і може бути вилучено в будь-який момент. Відпадає і необхідність виділяти окремі приміщення під архіви, де знайти що-небудь та ще задача. А найцінніше - це час. Оповіщення приходить відразу ж, весь процес триває не більше декількох хвилин.

Звичайно, важливо і розвіяти міфи, які поки ще зупиняють багатьох керівників.

1. У паперового документа вища юридичну силу - вкрай невірне твердження, оскільки законодавчо обидва види мають рівноцінність.
2. Це небезпечно. Вимоги до електронних сервісів документообігу гарантують повну надійність, а саме: зберігання в дата-центрах, захищені канали передачі, доступність шляхом хмарного рішення.

Чому варто співпрацювати саме з нами?

• Багаторічний досвід
• Відповідально підходимо до будь-якого завдання
• Гарантуємо, що подібний перехід полегшить паперову роботу
• Виконуємо всі покладені на нас зобов'язання
• Маємо рекомендації, що говорить про надійність нашої роботи
• Забезпечуємо всебічну підтримку

Оптимізуйте бізнес-процеси компанії, економте час і сили. З ЕДО Ви зможете швидше і надійніше укладати договори, а також будете економити значну кількість часу компанії на рутину і грошей на видатковий матеріал. Зв'яжіться з нами вже зараз!