Переходим на электронный документооборот. Как это сделать правильно?

Очень важно идти в ногу со временем, и поддерживать эффективность компании и личную эффективность на высоком уровне, поэтому многие организации совершают переход на электронный документооборот.

Почему это так актуально?

Представьте, что Вы отправляете клиенту информацию по стандартной почте. Какова вероятность, что письмо на 100% дойдет до адресата? А если допустили ошибку? Конечно, приходится переделывать все заново. По итогу уходит колоссальное количество драгоценного времени.

Ранее украинский бизнес было сложно представить без бесконечных бумажек. Но современные условия и возможности активно нас подводят к тотальной диджитализации. Существует масса сервисов, которые помогают совершить подобный переход быстро и практически безболезненно. Происходит экономия времени на перебирание бумажек, а общение с клиентами и даже контролирующими органами значительно упрощается.

Кому это будет полезно?

Для менеджеров, которые ведут активную работу с клиентской базой и заключают регулярные договора, данная система значительно сэкономит время, и упростит решение текущих задач. Также данным удобным способом ведения документации могут пользоваться сотрудники юридических отделов компаний.

С чего начать и какие ждут преимущества?

Существует несколько этапов. Обговорим самые важные для начала.

Квалифицированная электронная подпись

Ранее данный инструмент назывался ЭЦП, т.е. электронная цифровая подпись.

Ею руководитель организации или его доверенные лица смогут подписывать все необходимые документы:

• для государственных органов;
• для внутренней документации и коммерческих договоров.

КЭП можно оформить в любом квалифицированном предоставителе электронных доверительных услуг (ранее они назывались – АЦСК - Аккредитованные центры сертификации ключей). Их список можно найти на сайте Центрального удостоверительного органа https://czo.gov.ua/ca-registry.  Бесплатно можно получить КЭП у Квалифицированного предоставитель ЭДП ИДД ГНС, но в условиях карантина нужно заблаговременно записаться. Также КЭП можно сгенерировать самостоятельно в интернет-банкинге или клиент-банке АО КБ Приватбанк, либо обратиться к другим предоставителям из списка.

Регистрация на сервисе электронного документооборота

В данном случае сервис “ИнстаДок” предлагает Вам удобную автоматизированную систему, которая обеспечит Вам:

• готовые шаблоны документов с автозаполнением;
• возможность самостоятельного создания собственных шаблонных вариантов, которые подходят конкретно для Вашего бизнеса;
• удобный учет и хранение всей документации;
• автоматический расчет налога на добавленную стоимость в договорах, а также написание цифр тремя языками;
• подписание договоров КЭП и прочее.

В случае, а часто так и бывает, если Вы будете получать обратную документацию от контрагентов, для ее правильного учета, нужно, чтобы Ваш партнер или клиент совершил те же два шага для перехода. Это не так сложно, более того экономить время и деньги Вы уже начнете с первого дня использования системы.

А теперь точная схема шагов при переходе:

1. Прочитать юридическую инструкцию
2. Выбрать систему электронного документооборота
3. Добавить контрагентов в реестр.
4. Получить КЭП
5. Настроить шаблоны документов для автозаполнения или воспользоваться готовыми шаблонами.
6. Генерировать, подписывать и обмениваться электронными документами.
7.  Освобожденное время инвестировать в развитие

Готово!

Так в чем же плюс?

Компании, которые перешли на такую систему озвучили позитивные стороны за последний год:

• значительно снизилась нагрузка на менеджерский состав;
• уменьшились сроки обработки документации - от 1,5 часов до 5-0ти минут;
• учитывая затраты на почтовые услуги и покупку бумаги, расходы стали меньше почти в семь раз.

Не забываем и про клиентов!

Теперь они могут через сеть отслеживать все манипуляции с документом. Например, дата его создания, кто это сделал, были ли внесены изменения, подписан ли он в срок и прочее. Такое новшество позволяет выстраивать прозрачные отношения внутри самой компании и с партнерами, а  также с государственными органами.

Специалисты и бизнесмены говорят, что на преимущества электронного документооборота нужно обращать внимание не только с точки зрения экономии денег. Есть еще несколько очень важных моментов. Во-первых, сотрудники могут выполнять и другие, более интересные задачи. Из корпоративной жизни исчезает рутина в виде постоянного впечатывания сторон в договора, особенно, если это нужно сделать на нескольких языках, поскольку теперь подобные действия совершаются автоматически. Также не нужно упорядочивать документацию по папкам, сканировать для копий. Полностью исключается возможность потери важного договора или отчета, все хранится на внутреннем сервере и может быть извлечено в любой момент. Отпадает и необходимость выделять отдельные помещения под архивы, где найти что-либо та еще задача. А самое ценное - это время.  Оповещение приходит сразу же, весь процесс длится не более нескольких минут. 

Конечно, важно и развеять мифы, которые пока еще останавливают многих руководителей.

1. У бумажного документа больше юридической силы - крайне неверное утверждение, поскольку законодательно оба вида имеют равноценность.
2. Это небезопасно. Требования к электронным сервисам документооборота гарантируют полную надежность, а именно: хранение в дата-центрах, защищенные каналы передачи, доступность путем облачного решения.

Почему стоит сотрудничать именно с нами?

• Многолетний опыт.
• Ответственно подходим к любой задаче.
• Гарантируем, что подобный переход облегчит бумажную работу.
• Выполняем все возложенные на нас обязательства.
• Имеем рекомендации, что говорит о надежности нашей работы.
• Обеспечиваем всестороннюю поддержку.

Оптимизируйте бизнес-процессы компании, экономьте время и силы. С ЭДО Вы сможете быстрее и надежней заключать договора, а также будете экономить существенное количество времени компании на рутину и денег на расходный материал. Свяжитесь с нами уже сейчас!