Jak prawidłowo zorganizować obieg dokumentów w firmie?

Każde przedsiębiorstwo ma własną dokumentację. Mogą to być sprawozdania podatkowe, dokumenty księgowe, umowy, pisma, instrukcje pracy. Od tego, jak prawidłowy jest obieg dokumentów, zależy efektywność pracy i zarządzania firmą jako całością.

Rozumiemy pojęcia

Zwyczajowo uważa się wszystkie etapy życia dokumentu biznesowego za obieg dokumentów w firmie - od jego powstania do przekazania do archiwum. Ponadto od samej koncepcji staje się jasne, że rozumie się jego przepływ w przedsiębiorstwie i poza nim. W związku z tym jego skuteczność będzie polegać na skoordynowanej pracy wszystkich działów i stworzeniu ogólnych zasad dla każdego etapu, których należy ściśle przestrzegać.

Wymagania dotyczące zarządzania jasno regulują całą pracę z istniejącą dokumentacją. Należą do nich zasady rejestracji, procesu zaznajomienia, przechowywania i utylizacji. Suma wszystkich wymagań, jakie stawiane są kierownictwu zarządzania dokumentacją, stanowi jego podstawę. I tak np. jednolite wymagania rejestracyjne będą determinować początkowy etap prawidłowego zarządzania obiegiem dokumentów. Przecież to właśnie na tym etapie paragon zwykły nabiera mocy prawnej i staje się podstawą do podejmowania decyzji w sprawie poleceń i uchwał w firmie. Dlatego bardzo ważne jest, aby na tym etapie nie popełniać błędów.

Ogólnie rzecz biorąc, istnieje kilka zasad i etapów przepływu dokumentacji. Z reguły ruch odbywa się od góry do dołu. Tym samym szef przedsiębiorstwa sam odbiera dokumenty, następnie rozdaje je oddziałom i decyduje, kto będzie za co odpowiedzialny. Istnieje jednak inny sposób, który będzie nie tylko skuteczniejszy, ale także zaoszczędzi czas. Ma to jednak znaczenie, gdy istnieje jasna i dobrze zorganizowana interakcja pomiędzy działami firmy, a także delegowanie różnych zadań. W tym przypadku większość dokumentów trafia bezpośrednio do wykonawców. Cały proces podpisywania i zatwierdzania będzie zależał od zasad ustalonych przez firmę (o czym porozmawiamy nieco później).

Etapy przenoszenia dokumentów:

• pozyskiwanie lub tworzenie dokumentacji;
• przetwarzanie pierwotne;
• badanie i sortowanie;
• wprowadzenie do bazy danych;
• kontrola wykonania;
• wdrożenie, projektowanie, dostosowanie;
• wysłanie lub przyłączenie się do sprawy.

Istnieją również strumienie dokumentacji. Dzielą się na dwa główne typy:

• Przepływ zewnętrzny. Obejmuje to wszystkie dokumenty, które wykraczają poza firmę, na przykład dla klientów, kontrahentów lub organów regulacyjnych. Odpowiednio jest przychodzący i wychodzący.
• Przepływ wewnętrzny. To nie tylko nazewnictwo wewnętrzne, instrukcje i zamówienia, ale także pisma przychodzące i różne umowy wchodzące do firmy.

A teraz porozmawiamy o wszystkim bardziej szczegółowo.

Dlaczego ważne jest ustalenie jasnej regulacji obrotu dokumentacją?

Nie ma znaczenia, czy jesteś właścicielem małego sklepu spożywczego, czy dużego gospodarstwa – obieg dokumentów i tak będzie tam i tam. Z nieznanych powodów nie wszystkie przedsiębiorstwa zwracają szczególną uwagę na taki czynnik, jak regulacja przepływu dokumentów. Chociaż czas prędzej czy później pokaże, że uwzględnienie tego jest bezpośrednią koniecznością. Najprawdopodobniej pracownikom zajmie dużo czasu przyzwyczajenie się do przepisów, ale tak czy inaczej z czasem okaże się, że określona procedura znacząco zaoszczędzi ich czas i zwiększy efektywność pracy firmy.

Każde przedsiębiorstwo w trakcie swojego wzrostu i rozwoju staje przed faktem, że rozpoczyna się aktywny przepływ nieustrukturyzowanych informacji. Wynika to z faktu, że z reguły w trakcie rozbudowy zwiększa się nie tylko liczba pracowników, ale także wykonawców. Jeśli obrót dokumentami nie ma odpowiednich ustawień, czyli odbywa się bez przejrzystego systemu, chaotycznie, to prędzej czy później zaczynają się problemy - gubią się ważne umowy i raporty, nie udaje się prześledzić powiązań z tematami czy innymi dokumentami, jest trudne w utrzymaniu ustrukturyzowanej sprawozdawczości zarządczej. Szybki dostęp do transakcji i ich historii również nie będzie śledzony.

Ponadto warto pamiętać, że ustanowienie takich regulaminów jest przydatne także z punktu widzenia dyscypliny zespołu i każdego indywidualnego pracownika. Rozważmy na przykład opcję, w której zwykli sprzedawcy lub menedżerowie średniego szczebla to osoby, które pochodzą z regionów i dopiero zaczynają rozumieć skomputeryzowany system pracy, a także prawidłową dokumentację. Kiedy pracownik zaczyna już opanowywać takie umiejętności, staje się bardziej zdyscyplinowany, zwraca uwagę na najmniejsze szczegóły, a ten czynnik bezpośrednio przekłada się na wzrost efektywności pracy każdej firmy, zarówno małej, jak i dużej. Dzięki temu dokumenty trafiają do centrali na czas, co sprawia, że monitorowanie pracy staje się znacznie łatwiejsze.

Dodam, że bez regulacji nie będzie możliwości przejścia na elektroniczne zarządzanie dokumentami i pełną automatyzację, a we współczesnych realiach jest to po prostu konieczne.

Od czego powinieneś zacząć?

Istnieje wiele głównych punktów, które należy wziąć pod uwagę w celu ustalenia prawidłowego obrotu dokumentacją.

1. Pierwszą rzeczą, od której należy zacząć, jest opracowanie podstawowych form dokumentacji.
2. Następnie bardzo ważne jest zminimalizowanie etapów koordynacji. Aby to zrobić, do każdego istniejącego działu w przedsiębiorstwie dołączona jest określona lista dokumentów, z którymi muszą pracować. Czyli np. ta sama umowa na zakup dowolnego sprzętu nie przejdzie przez dział reklamy, ale zostanie wysłana bezpośrednio do działu finansowego, co znacząco skróci czas akceptacji.

A więc ogólnie jak wszystko się dzieje. Dotyczy to szczególnie istniejących już firm, w których obserwuje się pewne problemy z przepływem dokumentacji.

• Na początek warto posortować wszystkie dostępne artykuły na kategorie. Ważne jest, aby w każdej chwili móc łatwo znaleźć potrzebny dokument. Najlepiej byłoby, gdyby klasyfikacja została przeprowadzona według kilku głównych punktów – przedmiotu, daty przyjęcia i powołania.
• Opracowanie systemu magazynowania i dziennika rejestracyjnego. Oczywiście z jednej strony jest to ostatnie stulecie. Mamy na myśli sortowanie ręczne. Idealnie byłoby wdrożenie systemu CRM takiego jak InstaDoc, który pomoże szybko wszystko usystematyzować oraz elektroniczne zarządzanie dokumentami.
• Ścisła kontrola. Ponownie, system CRM może być idealnym pomocnikiem w tej kwestii.

Aby praca w firmie była wykonywana według jednej zasady, tworzona jest instrukcja.

Co powinna zawierać instrukcja papierowa?

• instrukcje dotyczące interakcji z dokumentacją.
• zasady wpisu do wspólnej bazy danych;
• warunki przechowywania i niszczenia;
• kryteria rejestracji i pisania spraw;
• kolejność likwidacji po zapoznaniu się z aktami i ich opisami;
• termin wysyłki i wykaz osób za nią odpowiedzialnych;
• instrukcje informujące kierownictwo o etapach pracy z konkretnym dokumentem;
• szablony i próbki.

Liczba zasad, których należy przestrzegać.

Logiczne jest, że każda firma jest bardzo indywidualna, dlatego zasady zarządzania dokumentami będą również określone na podstawie jej specyfiki - na przykład liczby działów i zakresu działalności. Ale są podstawowe punkty, które są istotne dla każdej firmy.

Powiedzieliśmy już powyżej, że czas przetwarzania każdego dokumentu powinien być jak najkrótszy. I to jest niepisana zasada, dzięki której bezpośrednio wzrasta efektywność przedsiębiorstwa. Zatem od momentu powstania zadania do jego zakończenia, w którym powstała określona umowa lub instrukcja, powinno minąć jak najmniej czasu. Przykładowo, jeśli w firmie powstaje nowa instrukcja, to należy jak najszybciej przeprowadzić jej koordynację, zatwierdzenie i wdrożenie. W tym przypadku o poprawności i efektywności tego procesu decydują właśnie koszty czasu.

Jakie są więc podstawowe przepisy dotyczące przepływu dokumentów biznesowych?

1. Maksymalne ograniczenie przejazdu różnych działów i instancji. Zatem droga z jednego punktu do drugiego powinna w miarę możliwości odbywać się bez przystanków pośrednich na odcinkach, które jedynie spowalniają obrót.
2. Należy wykluczyć możliwy powrót do pozycji wyjściowej. W tym przypadku mamy na myśli prawdopodobieństwo błędów, które uniemożliwią podpisanie i zatwierdzenie.
3. Bardzo jednolity fragment i proces przetwarzania głównych kategorii nomenklatury, oparty na fakcie, że każdy ruch musi być wyłącznie uzasadniony.

Taka regulacja pozwoli na stworzenie prawidłowego obiegu, co całkowicie wyeliminuje możliwość zalegania tej czy innej gazety na czyimś biurku.

Ponadto przestrzeganie takiego nakazu zapewni znaczną poprawę obsługi dokumentacyjnej aparatu zarządzającego, a także usługi zajmującej się formalnościami kosztem:

• kierunek przepływu dokumentów będzie bezpośredni, z wyłączeniem powtórzeń i dubletów podczas przygotowywania i przetwarzania;
• w ruchu panuje rytmika, która zapewnia równomierny postęp i sprzyja rozkładowi obciążenia na pracowników.

Możliwe naruszenia i jak ich uniknąć

Naruszenia mogą wystąpić zarówno na etapie tworzenia dokumentów, jak i podczas ich bezpośredniego przemieszczania. Aby całkowicie wyeliminować ewentualne błędy, należy zadbać o stworzenie specjalnych instrukcji, według których zostaną wykonane wszystkie czynności z dokumentami. A co najlepsze, jeśli w organizacji będzie specjalna służba, która będzie kontrolować cały obieg dokumentów lub przynajmniej osoba odpowiedzialna - kierownik projektu, zajmie się jego organizacją i zarządzaniem, a także wykluczy ewentualne błędy.

Właściwa organizacja obiegu dokumentów pozwoli na realizację jego rytmicznego i schematycznego obiegu. Z reguły im większa firma, tym więcej dokumentów posiada, dlatego warto przejść na elektroniczne zarządzanie dokumentami, co pozwoli uniknąć większości problemów i błędów.

Warto zaznaczyć, że takie działanie sprawdza się najczęściej w dużych organizacjach. W małych przedsiębiorstwach wszystkimi sprawami zajmuje się właściciel lub dyrektor, zatem to on odpowiada za poprawność i rzetelność dokumentów.

Podsumowując, możemy powiedzieć co następuje – prawidłowe zarządzanie dokumentacją to jeden z najważniejszych aspektów udanej działalności firmy.

We współczesnym świecie, aby zwiększyć efektywność pracy, konieczne jest usprawnienie interakcji z dokumentacją, a także zasad jej przepływu, ponieważ każda skuteczna decyzja zarządcza opiera się właśnie na aktualności i trafności otrzymanych informacji. Również organizacja pracy z dokumentami bezpośrednio wpływa na jakość zarządzania, organizację i kulturę pracy w firmie.

Prawidłowa dokumentacja jest również ważna z dwóch powodów:

• Bez jasnej organizacji nie da się wygenerować na czas raportu księgowego.
• Ponieważ różnego rodzaju spory z organami kontrolnymi są nadal aktualne, udowodnienie swojej słuszności w tej czy innej sytuacji może być bardzo trudne bez uporządkowanego przepływu dokumentów.

Idealnym rozwiązaniem dla zadania, o którym dzisiaj rozmawialiśmy, nadal byłyby nowoczesne technologie. Na przykład przejście na elektroniczny system zarządzania dokumentami. Pomoże to znacznie uprościć sprawy związane z projektowaniem, przemieszczaniem i systematyzacją dokumentów biznesowych.

Firma „InstakoDoc” pomoże Ci właściwie zorganizować pracę z dokumentacją, co znacząco podniesie nie tylko efektywność przedsiębiorstwa, ale także Twoją efektywność osobistą. Wieloletnie doświadczenie i odpowiedzialne podejście do rozwiązywania nawet najtrudniejszych problemów pozwoliło nam pomóc wielu organizacjom. Zapewnimy Ci kompleksowe wsparcie i gwarancję, że znacznie ułatwimy pracę z dokumentami.

Skontaktuj się z nami teraz. Nasi specjaliści odpowiedzą na wszystkie Twoje pytania.