Как правильно организовать документооборот компании?

Любое предприятие имеет свою документацию. Это может быть налоговая отчетность, бухгалтерские документы, договора, письма, должностные инструкции. От того, насколько правильный документооборот, зависит  эффективность работы и управления компанией в целом.

Разберемся в понятиях

Документооборотом в компании принято считать все стадии жизни деловой бумаги - от ее создания до перемещения в архив.Также из самого понятия становится ясно, что подразумевается ее движение внутри предприятия и за его пределы. Соответственно его эффективность будет заключаться в слаженной работе всех подразделений и создании общих правил для каждого этапа, которых следует неукоснительно придерживаться.

Требования к ведению четко регламентируют всю работу с существующей документацией. К ним можно отнести правила оформления, процесс ознакомления, хранение и утилизацию. Сумма всех требований, которые предъявляются к ведению документооборота представляет собой его основу. Так, например, единые требования к оформлению будут определять начальный этап правильного ведения движения документов. Ведь именно на этом этапе обычная бумажка приобретает юридическую силу и становится основой для принятия решений  приказов и резолюций в компании. Поэтому очень важно на данном шаге не допускать ошибок.

В целом есть несколько принципов и этапов движения документации. Как правило, движение происходит сверху вниз. Таким образом, руководитель предприятия сам получает документы, а затем распределяет их по подразделениям и принимает решение, кто и за что будет отвечать. Но есть и другой путь, который будет не только более эффективен, но и сэкономит время. Однако, он актуален тогда, когда между отделами компании есть четкое и отлаженное взаимодействие, а также делегирование различных задач. В данном случае основной объем бумаг попадает непосредственно к исполнителям. Весь процесс подписания и согласования будет зависеть от установленных в компании правил (о чем мы поговорим немного позже).

Этапы перемещения документов:

• получение или создание документации;
• первичная обработка;
• изучение и сортировка;
• введение в базу;
• контроль исполнения;
• реализация, оформление, корректировка;
• отправка или приобщение к делу.

Также существуют потоки документации. Их делят на два основных типа:

• Внешний поток. Здесь подразумеваются все документы, которые уходят за пределы компании, например, клиентам, контрагентам или контролирующим органам. Соответственно бывает входящий и исходящий.
• Внутренний поток. Это не только внутренняя номенклатура, инструкции и приказы, но и еще входящие письма и различные договора, поступающие в компанию.

А теперь поговорим обо всем более подробно.

Почему важно установить четкий регламент оборота документации?

Не имеет значения, Вы владелец небольшого продуктового магазина или крупного холдинга - документооборот в любом случае будет и там, и там. По непонятным причинам не все предприятия уделяют особое внимание такому фактору, как регламентация документооборота. Хотя время рано или поздно показывает, что учесть это прямая необходимость. Скорей всего, сотрудники долго будут привыкать к регламенту, но так или иначе со временем станет понятно, что определенный порядок действий существенно сэкономит их время и увеличит эффективность работы компании.

Любое предприятие по мере его роста и развития встречается с тем, что начинается активный поток неструктурированной информации.  Это связано с тем, что, как правило при расширении растет не только количество работников, но и контрагентов. Если оборот документов не имеет правильных установок, то есть происходит без четкой системы, хаотично, то рано или поздно начинаются проблемы - теряются важные договора, отчеты, не прослеживается взаимосвязь с теми или иными бумагами, тяжело вести структурированную управленческую отчетность. Быстрый доступ к сделкам и их истории также не будет прослеживаться.

Кроме того, важно отметить, что установка такого регламента полезна еще с точки зрения дисциплинированности команды и каждого отдельного сотрудника.  К примеру, рассмотрим вариант, когда простые продавцы или менеджерский состав среднего звена - это люди, которые приехали из регионов, и они только начинают постигать компьютеризированную систему работы,  также правильное оформление бумаг. Когда сотрудник уже начинает владеть подобными навыками, он становится более дисциплинированным, обращает внимание на малейшие детали, а этот фактор напрямую приводит к повышенной эффективности работы любой компании, как маленькой, так и большой. Так документы своевременно направляются в головной офис, а значит вести контроль за работой становится гораздо легче.

Хочется добавить, что без регламентации не получится перейти на электронный документооборот и на полную автоматизацию, а в современных реалиях это становится просто необходимым.

С чего стоит начать?

Есть ряд основных моментов, которые стоит учесть, чтобы наладить правильный оборот документации.

1. Первое, с чего стоит начать, это разработка первичных форм документации.
2. Далее очень важно минимизировать этапы согласования. Для этого за каждым существующим на предприятии отделом закрепляется определенный список документов, с которым они должны работать. Так, например, тот же договор на покупку какого-либо оборудования не будет проходить через рекламный отдел, а будет направляться сразу в финансовый, что значительно сократит время согласования.

Итак, как все происходит в целом. Особенно это касается уже устоявшихся компаний, в которых с движением документации наблюдаются некоторые проблемы.

• Первоначально стоит рассортировать все имеющиеся бумаги по категориям. Важно, чтобы в любой момент можно было без труда найти необходимый документ. Классификацию нужно в идеале проводить по некоторым основным моментам - тематика, дата поступления и назначение.
• Разработка системы хранения и регистрационный журнал. Конечно, с одной стороны это прошлый век. Мы имеем в виду сортировку вручную. В идеале - внедрение CRM-системы, такой как ИнстаДок, которая поможет все быстро систематизировать, и электронного документооборота.
• Жесткий контроль.  Опять-таки, в данном вопросе именно CRM-система может быть идеальным помощником.

Для того, чтобы работа в компании осуществлялась по единому принципу создается инструкция.

Что должна содержать в себе инструкция по делопроизводству?

• указания по взаимодействию с документацией.
• правила внесения в общую базу;
• сроки хранения и уничтожения;
• критерии оформления и написания дел;
• последовательность ликвидации после изучения актов и их описи;
• тайминг отправки и список ответственных за это лиц;
• предписания, по которым информирует руководство об этапах работы с конкретным документом;
• шаблоны и образцы.

Количество правил, которыми следует руководствоваться.

Логично, что каждая компания очень индивидуальна, соответственно и правила по ведению документооборота тоже будут определяться ее особенностями - например, количеством отделов и сферой деятельности. Но есть основные моменты, которые актуальны для любого бизнеса.

Мы уже говорили выше, что время обработки любого документа должно быть максимально сокращено. И это негласное правило, благодаря которому напрямую повышается эффективность работы предприятия. Таким образом, с момента создания задачи и до ее завершения, в которой был создан определенный договор или инструкция, должно пройти как можно меньше времени. Например, если в компании создана новая инструкция, то ее согласование, утверждение и внедрение должно быть осуществимо как можно быстрее. В данном случае правильность и эффективность этого процесса определяется именно временными затратами.

Так какие же есть основные регламенты движения деловых бумаг?

1. Максимально сокращение прохождения различных подразделений и инстанций. Таким образом путь из одного пункта в другой должен быть по возможности без промежуточных остановок отделах, которые лишь будут тормозить оборот.
2. Необходимо исключить возможные возвраты на исходную позиции. В данном случае имеется в виду вероятность допущенных ошибок, которые помешают подписанию и утверждению.
3. В высокой степени единообразное прохождение и процесс обработки основных категорий номенклатур, основываясь на том, что любое перемещение должно быть исключительно оправданным.

Такой регламент позволит создать правильную циркуляцию, которая полностью исключит вероятность задержки той или иной бумаги на чьем-нибудь столе.

Более того, соблюдение такого порядка поможет обеспечить значительное улучшение документационного обеспечения аппарата управления, а также службы, которая занимается делопроизводством за счет:

• направление движения документов будет прямоточным, исключающим повторения и дубли при подготовке и обработке;
• в движении наблюдается ритмичность, что обеспечивает равномерное поступление и способствует распределению нагрузки на сотрудников.

Возможные нарушения и как их избежать

Нарушения могут возникнуть как на этапе создания бумаг, так и непосредственном их перемещении. Чтобы полностью исключить возможные ошибки, следует позаботиться о том, чтобы создать специальные инструкции, по которым будут совершаться все действия с документами. А лучше всего, если в организации будет действовать специальная служба, которая будет контролировать весь документооборот, или хотябы ответственный - менеджер проекта, заниматься его организацией и ведением, а также исключать возможные ошибки.

Правильная организация документооборота позволит осуществить его ритмичную и схематическую циркуляцию. Как правило, чем больше компания, тем больше в ней документов, поэтому имеет смысл перейти на электронный документооборот, который поможет избежать большинства проблем и ошибок.

Стоит заметить, что такая мера по большей части эффективна именно в крупных организациях. На маленьких предприятиях всеми вопросами занимается собственник или директор, поэтому именно он и отвечает за правильность и надежность оформления документов.

Подводя итоги, можно сказать следующее - правильный документооборот один из важнейших аспектов успешной деятельности компании.

В современном мире, чтобы повысить эффективность работы, нужно совершенствовать взаимодействие с документацией, а также принципы ее движения, поскольку любое успешное управленческое решение основывается именно на своевременности и актуальности полученной информации. Также организованность в работе с документами напрямую влияет на качество управления, организацию и культуру труда в компании.

Правильное ведение документации также важно еще по двум причинам:

• Без четкой организации невозможно сформировать своевременный бухгалтерский отчет.
• Поскольку различного рода споры с проверяющими органами все еще актуальны, то без упорядоченного документооборота доказать свою правоту в той или иной ситуации может быть очень сложно.

Идеальным решением для задачи, о которой мы сегодня говорили, все-таки, будут современные технологии. Например, переход на систему электронного документооборота. Это поможет значительно упростить моменты с оформлением, движением и систематизацией деловых бумаг.

Компания “ИнстакоДок” поможет Вам правильно организовать работу с документацией, что значительно повысит не только эффективность компании, но и эффективность личную. Многолетний опыт и ответственный подход к решению даже самых сложных задач позволил нам помочь множеству организаций. Мы обеспечим Вам всестороннюю поддержку и гарантируем, что значительно облегчим работу с бумагами.

Обращайтесь к нам уже сейчас. Наши специалисты ответят на все Ваши вопросы.