 |
Система електронного документообігу - це система у вигляді комп'ютерної програми, програмне забезпечення тощо, яка дозволяє організувати і максимально автоматизувати роботу з документами на всіх етапах. Тобто в функціонал СЕД повинні входити можливості створення, внесення змін, підписання, зберігання "паперів" і деякі організаційні можливості (наприклад, пошук, класифікація). Все це Ви можете отримати, скориставшись нашим сервісом. |
Багато компаній відкладають перехід на сучасний формат документообігу, тому що цей процес на перший погляд вимагає витрат часу і коштів. Разом з тим, вони втрачають і нові вигоди, адже ЕДО:
- прискорює обмін документами;
- дозволяє швидше укладати угоди з партнерами і клієнтами і швидше перейти до їх виконання;
- дає можливість приймати оплату за товари / послуги в режимі реального часу;
економить людино-години на заповнення документів, їх сканування, зберігання та упорядкування
Захистіть себе від коронавируса - переходите на електронний документообіг з ІнстаДок
Якщо Ви як власник або директор хочете, щоб Ваше підприємство було конкурентоспроможним, або Ви як співробітник хочете наростити свою компетенцію і більше заробляти (або мати більше часу для саморозвитку), то Вам потрібно економити свій час і гроші за допомогою електронного документообігу вже зараз! В умовах пандемії коронавируса, використання електронного документообігу допоможе Вам організувати дистанційну роботу і охоронить колектив від поширення інфекції. Ми завжди готові надати вам інформаційну підтримку.
Електронний документообіг заощаджує час, але як на нього перейти так, щоб трудовитрати скорочувалися, а не росли?
Нижче класичний перелік рекомендованих дій для системного переходу на електронний документообіг.
1. Внесіть коригування в ті нормативні акти, які регламентують документообіг, а також в облікову політику компанії. Подбайте про розробку інструкцій, методичних матеріалів для всіх, хто бере участь в процесі: адміністраторів, операторів і т.д. Ключове завдання цього етапу - розібратися! На що слід звернути увагу:
а. Електронний документи не завжди підписуються негайно після здійснення господарської операції, Закон України "Про бухгалтерський облік та фінансову звітність" дозволяє підписувати первинку після проведення господарської операції, але якщо документи підписуються, наприклад, через рік після проведення господарської операції, то це може викликати підозру перевіряючих. Але "запізніле" підписання документів може бути і наслідком незначної помилки, а не відсутністю господарської операції в принципі, тому всі такі моменти і прописуються заздалегідь в положенні про електронний документообіг. Приклад такого положення - тут
б. Необхідно подивитися як працюють різні види підписів, як зберігати документи, якщо вони підписані в різних системах, як перевіряти дійсність підписів на документах і т.д. і розповісти про це колегам.
2. Проведіть аналіз схеми обміну документами, яка діє в даний момент. Скільки людей задіяно в цьому процесі? На які з етапів витрачається найбільша кількість часу? Ваше завдання - заощадити, тобто мінімізувати зволікання, усунути втрати, які властивим паперовим ланцюжках, завдяки цифровізації документопотоков.
3. Наступний етап - дзвінок нам.
Що ви отримуєте від користування нашим сервісом?
- Автозаполняемие шаблони документів для різних угод;
- Зручний конструктор документів для створення власних шаблонів
- Безпечний обмін документами.
- Надійне зберігання підготовлених "паперів", підписаних електронних і відсканованих паперових документів.
- Підписання документів кваліфікованої електронним підписом і можливість перевірки підписаних.
4. Займіться оформленням електронних цифрових підписів для відповідальних виконавців. Щоб не відволікати співробітників на похід в АЦСК ДПС, можете скористатися нашою послугою - "Виїзне оформлення кваліфікованих електронних підписів".
5. Організуйте ЕДО між підприємствами, а саме донесіть їм інформацію про новий спосіб обміну документами. Деяким доведеться вислати запрошення приєднатися до документообігу по електронних каналах зв'язку. Якщо Ваш контрагент використовує систему ЕДО, відмінну від Вашої, не переживайте, кожен може підписувати і зберігати документи в тій системі, яка йому більше подобається або якої більше довіряє.
Але частіше зустрічається "ситуаційний" підхід до впровадження ЕДО, тобто якщо у підприємства або ФОПа виникає необхідність терміново підписати будь-який документ, то перехід починається саме з нього.
Отже, електронний документообіг не просто модно, це стає вимогою часу, а незабаром і щоденною необхідністю. З електронним документообігом ви зможете заощадити час і інвестувати його в нові можливості.
