РУС
ENG
POL

Как с помощью ЭДО экономить человеко-часы, а не увеличивать трудозатраты

Система электронного документооборота - это система в виде компьютерной программы, программное обеспечение и т.п., которая позволяет организовать и максимально автоматизировать работу с документами на всех этапах. То есть в функционал СЭД должны входить возможности создания, внесения изменений, подписания, хранения “бумаг” и некоторые организационные возможности (например, поиск, классификация). Все это вы можете получить, воспользовавшись нашим сервисом.

 

Многие компании откладывают переход на современный формат документооборота, потому что этот процесс на первый взгляд требует затрат времени и средств. Вместе с тем, они упускают и новые выгоды, ведь ЭДО:

  • ускоряет обмен документами;
  • позволяет быстрее заключать сделки с партнерами и клиентами и скорее перейти к их исполнению;
  • дает возможность принимать оплату за товары/услуги в режиме реального времени;
  • экономит человеко-часы на заполнение документов, их сканирование, хранение и упорядочивание

 

Защитите себя от коронавируса - переходите на электронный документооборот с ИнстаДок

Если Вы как собственник или директор хотите, чтобы Ваше предприятие было конкурентоспособным, или Вы как сотрудник хотите нарастить свою компетенцию и больше зарабатывать (или иметь больше времени для саморазвития), то Вам нужно экономить свое время и деньги с помощью электронного  документооборота уже сейчас! В условиях пандемии коронавируса, использование электронного документооборота поможет Вам организовать дистанционную работу и предохранит коллектив от распространения инфекции. Мы всегда готовы оказать вам информационную поддержку.

Электронный документооборот экономит время, но как на него перейти так, чтобы трудозатраты сокращались, а не росли?

Ниже классический перечень рекомендованных действий для системного перехода на электронный документооборот.

 

  1. Внесите корректировки в те нормативные акты, которые регламентируют документооборот, а также в учетную политику компании. Позаботьтесь о разработке инструкций, методических материалов для всех, кто принимает участие в процессе: администраторов, операторов и т.д. Ключевая задача этого этапа - разобраться! На что следует обратить внимание:
    1. Электронный документы не всегда подписываются немедленно после осуществления хозяйственной операции, Закон Украины “О бухгалтерском учете и финансовой отчетности” позволяет подписывать первичку после проведения хозоперации, но если документы подписываются, к примеру, через год после проведения хозоперации, то это может вызвать подозрение проверяющих. Но “запоздалое” подписание документов может быть и следствием незначительной ошибки, а не отсутствием хозоперации в принципе, поэтому все такие моменты и прописываются заранее в положении об электронном документообороте. Пример такого положения- здесь https://instaco.com.ua/create-document/polozhennya-pro-vikoristannya-sistemi-elektronnogo-dokumentoobigu-nakaz-pro-zatverdzhennya
    2.  Необходимо посмотреть как работают разные виды подписей, как хранить документы, если они подписаны в разных системах, как проверять действительность подписей на документах и т.д. и рассказать об этом коллегам.

 

  1. Проведите анализ схемы обмена документами, которая действует в настоящий момент. Сколько человек задействовано в этом процессе? На какие из этапов тратится наибольшее количество времени? Ваша задача - сэкономить, то есть минимизировать промедления, устранить потери, которые свойственным бумажным цепочкам, благодаря цифровизации документопотоков.
  2. Следующий этап - звонок нам.

Что вы получаете от пользования нашим сервисом?

  • Автозаполняемые шаблоны документов для различных сделок;
  • Удобный конструктор документов для создания собственных шаблонов
  • Безопасный обмен документами.
  • Надежное хранение подготовленных “бумаг”, подписанных электронных и отсканированных бумажных документов.
  • Подписание документов квалифицированной электронной подписью и возможность проверки подписанных.

 

  1. Займитесь оформлением электронных цифровых подписей для ответственных исполнителей. Чтобы не отвлекать сотрудников на поход в АЦСК ГНС, можете воспользоваться нашей услугой - “Выездное оформление квалифицированных электронных подписей”.
  2. Организуйте ЭДО между предприятиями, а именно донесите им информацию о новом способе обмена документами. Некоторым придется выслать приглашение присоединиться к документообороту по электронным каналам связи. Если Ваш контрагент использует систему ЭДО, отличную от Вашей, не переживайте, каждый может подписывать и хранить документы в той системе, которая ему больше нравится или которой больше доверяет.

Но чаще встречается “ситуационный” подход к внедрению ЭДО, т.е. если у предприятия или ФОПа возникает необходимость срочно подписать какой-либо документ, то переход начинается именно с него.

 

Итого, электронный документооборот не просто модно, это становится требованием времени, а вскоре и ежедневной необходимостью. С электронным документооборотом вы сможете сэкономить время и инвестировать его в новые возможности.

Продиктуйте текст для поиска
Готово