 |
Система электронного документооборота - это система в виде компьютерной программы, программное обеспечение и т.п., которая позволяет организовать и максимально автоматизировать работу с документами на всех этапах. То есть в функционал СЭД должны входить возможности создания, внесения изменений, подписания, хранения “бумаг” и некоторые организационные возможности (например, поиск, классификация). Все это вы можете получить, воспользовавшись нашим сервисом.
|
Многие компании откладывают переход на современный формат документооборота, потому что этот процесс на первый взгляд требует затрат времени и средств. Вместе с тем, они упускают и новые выгоды, ведь ЭДО:
- ускоряет обмен документами;
- позволяет быстрее заключать сделки с партнерами и клиентами и скорее перейти к их исполнению;
- дает возможность принимать оплату за товары/услуги в режиме реального времени;
- экономит человеко-часы на заполнение документов, их сканирование, хранение и упорядочивание
Защитите себя от коронавируса - переходите на электронный документооборот с ИнстаДок
Если Вы как собственник или директор хотите, чтобы Ваше предприятие было конкурентоспособным, или Вы как сотрудник хотите нарастить свою компетенцию и больше зарабатывать (или иметь больше времени для саморазвития), то Вам нужно экономить свое время и деньги с помощью электронного документооборота уже сейчас! В условиях пандемии коронавируса, использование электронного документооборота поможет Вам организовать дистанционную работу и предохранит коллектив от распространения инфекции. Мы всегда готовы оказать вам информационную поддержку.
Электронный документооборот экономит время, но как на него перейти так, чтобы трудозатраты сокращались, а не росли?
Ниже классический перечень рекомендованных действий для системного перехода на электронный документооборот.
- Внесите корректировки в те нормативные акты, которые регламентируют документооборот, а также в учетную политику компании. Позаботьтесь о разработке инструкций, методических материалов для всех, кто принимает участие в процессе: администраторов, операторов и т.д. Ключевая задача этого этапа - разобраться! На что следует обратить внимание:
- Электронный документы не всегда подписываются немедленно после осуществления хозяйственной операции, Закон Украины “О бухгалтерском учете и финансовой отчетности” позволяет подписывать первичку после проведения хозоперации, но если документы подписываются, к примеру, через год после проведения хозоперации, то это может вызвать подозрение проверяющих. Но “запоздалое” подписание документов может быть и следствием незначительной ошибки, а не отсутствием хозоперации в принципе, поэтому все такие моменты и прописываются заранее в положении об электронном документообороте. Пример такого положения- здесь https://instaco.com.ua/create-document/polozhennya-pro-vikoristannya-sistemi-elektronnogo-dokumentoobigu-nakaz-pro-zatverdzhennya
- Необходимо посмотреть как работают разные виды подписей, как хранить документы, если они подписаны в разных системах, как проверять действительность подписей на документах и т.д. и рассказать об этом коллегам.
- Проведите анализ схемы обмена документами, которая действует в настоящий момент. Сколько человек задействовано в этом процессе? На какие из этапов тратится наибольшее количество времени? Ваша задача - сэкономить, то есть минимизировать промедления, устранить потери, которые свойственным бумажным цепочкам, благодаря цифровизации документопотоков.
- Следующий этап - звонок нам.
Что вы получаете от пользования нашим сервисом?
- Автозаполняемые шаблоны документов для различных сделок;
- Удобный конструктор документов для создания собственных шаблонов
- Безопасный обмен документами.
- Надежное хранение подготовленных “бумаг”, подписанных электронных и отсканированных бумажных документов.
- Подписание документов квалифицированной электронной подписью и возможность проверки подписанных.
- Займитесь оформлением электронных цифровых подписей для ответственных исполнителей. Чтобы не отвлекать сотрудников на поход в АЦСК ГНС, можете воспользоваться нашей услугой - “Выездное оформление квалифицированных электронных подписей”.
- Организуйте ЭДО между предприятиями, а именно донесите им информацию о новом способе обмена документами. Некоторым придется выслать приглашение присоединиться к документообороту по электронным каналам связи. Если Ваш контрагент использует систему ЭДО, отличную от Вашей, не переживайте, каждый может подписывать и хранить документы в той системе, которая ему больше нравится или которой больше доверяет.
Но чаще встречается “ситуационный” подход к внедрению ЭДО, т.е. если у предприятия или ФОПа возникает необходимость срочно подписать какой-либо документ, то переход начинается именно с него.
Итого, электронный документооборот не просто модно, это становится требованием времени, а вскоре и ежедневной необходимостью. С электронным документооборотом вы сможете сэкономить время и инвестировать его в новые возможности.
