Процедури за издаване (одобрение) на документи и техните видове

Дейността на всяко юридическо лице (предприятие, учреждение, организация), държавно или общинско предприятие е свързана със създаването и обмена на голям брой документи с контрагенти.

Ако предприятието е голямо, тогава в такова предприятие могат да се създават десетки копия на документи на ден. За да се предотврати объркване в документите, тяхната загуба или грешно изпращане, всяко предприятие или компания трябва да разработи ясна система за документооборот. Системата за управление на документи може да бъде изградена офлайн и одобрена от устава на компанията. За по-големите предприятия е препоръчително използването на специализирани услуги и софтуер за управление на документи.

Документооборот в институцията - движението на официални документи от момента на тяхното създаване или получаване до завършване на изпълнението или изпращането (клауза 12,, член 2, раздел 1 от Правилата
организиране на деловодство и архивно съхранение на документи в държавни органи, органи на местното самоуправление, предприятия, учреждения и организации).

Системата за документооборот предполага, че има определена инструкция, която регулира целия жизнен път на документа от момента на неговото създаване до момента на неговото изпълнение.

Правилната организация на документооборота улеснява ефективното преминаване на документите в управленския апарат, равномерното натоварване на звена и служители, има положителен ефект върху процеса на управление като цяло.

По този начин новосъздаденият документ трябва да премине процедура като виза (одобрение).

Визата, разбира се, не се прилага за всички документи на юридическо лице, а само за тези, когато е необходимо да се прецени целесъобразността на нейното издаване, нейната валидност и да се установи спазването на закона.

Този процес е донякъде подобен на процеса на създаване на закони в Украйна, когато след създаването на проект на закон той се изпраща до съответните комисии на Върховната Рада на Украйна за преглед и одобрение.

Въз основа на организационната и правната форма, целта на дейността или мащаба на юридическото лице е препоръчително да се използва един или друг метод за документна виза. Ето защо има някои разлики в реда на виза (одобрение) на документи.

Онлайн и офлайн гледането обикновено се класифицират - по метод, последователно, паралелно или комбинирано - по ред.

Според най-разпространената класификация се разграничават вътрешно и външно зрение.

Тези видове визи също са предвидени в раздел 56 от раздел II от Стандартните инструкции
за водене на деловодство в министерства, други централни и местни органи на изпълнителната власт" (наричани по-нататък - Инструкциите), според които одобрението на документа, ако е необходимо, може да се извърши както в рамките на институцията (вътрешно), така и извън нея от други заинтересовани институции (външни).

Нека разгледаме всеки от тези видове споразумения по-подробно.

Вътрешна виза (одобрение).

Вътрешното одобрение се извършва в самото предприятие, институция, организация. Одобрението на визата се извършва от структурни подразделения, длъжностни лица, които в съответствие с тяхната компетентност се занимават с въпросите, повдигнати в проекта на документа.

Одобряващ - длъжностно лице, което одобрява (одобрява) проекта на документа (клауза 21, член 6, глава I „Инструкции за документиране на управленска информация в електронна форма и организиране на работа с електронни документи в деловодството, електронен междуведомствен обмен“).

Вътрешното одобрение на проекта на документ се издава с виза, състояща се от следните елементи:

• името на длъжността на лицето, което издава документа;
• личен подпис на лице;
• Име и фамилия;
• дата на виза

Списъкът на длъжностните лица на дружеството, които трябва да подпишат документа, се определя от неговия изпълнител въз основа на съдържанието на този документ.

Визата се поставя на лицевата страна или, в случай че няма достатъчно място на лицевата страна на последния лист, на обратната страна на последния лист на проекта на документа. Визите се поставят върху хартиени копия на документи, които се създават, ако има основания, признати за оправдани от институцията за създаване на документи на хартиен носител, и остават в институцията (клауза 58, член 6, раздел I от Инструкциите).

Когато имаме няколко одобряващи, всеки от тях трябва да провери документа за целесъобразност, законосъобразност и разумност, съобразно съответната компетентност на съответния одобряващ.

При няколко одобряващи, отговорността за съдържанието на документа, който одобряват, се разпределя на всеки от посетителите, съобразно неговата компетентност.

Всеки от посетителите има право да коментира съдържанието на документа. Коментарите на посетителя се подават на отделен лист, като фактът, че са изпратени коментари, трябва да бъде отбелязан върху самия проект. Това може да стане чрез добавяне на изречението „Прикачени коментари и предложения“ непосредствено след визата на лицето.

Ако се окаже, че трябва да се направят допълнения или съществени промени в проекта на документ, тогава такъв документ в новосъздадения му вид ще трябва да бъде одобрен наново от всички одобряващи.

Външно одобрение.

Външно одобрение е съгласуване на документ с други юридически лица, независимо от нивото им на подчинение.

Външното одобрение на проекти на документи, създадени на хартиен носител, се извършва чрез поставяне на печат за одобрение върху тях, който включва:

• думата „ДОГОВОРЕНО“;
• наименованието на длъжността на лицето и институцията, с която се съгласува проектодокументът;
• личен подпис на длъжностното лице, подпечатан с официален печат;
• собствено име, фамилия;
• датата или заглавието на документа, потвърждаващ одобрението;
• дата и номер на документа (индекс) (клауза 62 от член 6, глава I от Инструкциите).

Външно одобрение се извършва в случаите, когато едно юридическо лице трябва да одобри проекта, например с:

• от организации на по-високо ниво, ако съдържанието на документа засяга управленски действия, чието изпълнение е възможно само с разрешението на тези организации;
• от държавни органи, които в съответствие с действащото законодателство упражняват контрол в определена област на дейност (финансова, екологична, здравословни и безопасни условия на труд и др.);
• предприятия от същото ниво, ако публикуването на документа засяга техните интереси;
• от подчинени юридически лица, ако са задължителна страна по осъществяване на съответното правоотношение;
• от обществени организации при необходимост или в случаите, предвидени от действащото законодателство.

Печатът за одобрение се поставя под подписа на последната страница на проекта на документа.

В случай, че съдържанието на документа се отнася до повече от три институции, се съставя съгласувателен лист, който се отбелязва в документа на мястото на съгласувателния печат, например: „Прилага се съгласувателен лист“.

Листът за одобрение се съставя на лицевата и, ако е необходимо, на обратната страна на един лист (чл. 6, раздел I от Инструкциите).

Процедура за външно одобрение.

Външно одобрение в случай на необходимост, определена от законодателството, се извършва в следната последователност:

- с институции от същото ниво и други институции;

- с обществени организации;

- с органи, които упражняват държавен контрол в определена област;

- с институции от по-високо ниво (клауза 22.12, глава 22 „Инструкции за водене на деловодство в Министерството на правосъдието на Украйна“).

Също така е важно да запомните, че периодът между датата на външно одобрение на проекта на регулаторен акт, който подлежи на държавна регистрация, и датата на приемане на такъв акт не трябва да надвишава 60 дни.

Онлайн и офлайн гледане.

Офлайн визата обикновено се използва в предприятия, институции с малък размер, когато имаме работа с малък брой документи. Документът на хартиен носител се премества физически от един одобряващ на друг, след което се заверява.

За по-големи предприятия ще бъде по-подходящо да се използва онлайн виза. Това е възможно само когато във фирмата ни бъде въведена система за електронен документооборот и ние използваме електронни документи.

За този тип документооборот се използват специални услуги и софтуер, които позволяват на фирмата да улесни и оптимизира своите ресурси, свързани с документооборота.

Напомняме, че електронният документооборот (оборот на електронни документи) е съвкупност от процеси по създаване, обработка, изпращане, предаване, получаване, съхранение, използване и унищожаване на електронни документи, която се осъществява с прилагането на проверка на целостта и , ако е необходимо, с потвърждение на факта на получаване на такива документи.

Съгласно Закона на Украйна „За електронните документи и електронното управление на документи“ документ, удостоверен с електронен цифров подпис, се признава за електронен документ. А документ в електронна форма е документ, в който информацията е записана под формата на електронни данни без електронен цифров подпис (в сканирана форма).

Електронен подпис (ЕП) - електронни данни, които се добавят от подписващия към други електронни данни или са логически свързани с тях и се използват от него като подпис.

EP е задължителен реквизит на електронен документ, който се използва за идентифициране на автора и (или) подписалия електронен документ от други субекти на електронното документооборот. Отношенията, свързани с използването на електронни цифрови подписи, се регулират от Закона на Украйна „За електронните доверителни услуги“.

В случай, че е необходима виза, проектодокументът се изпраща на всички посетители чрез системата за електронен документооборот и се извършва визата му.

Подписване и одобряване на проекти на електронни документи

Процедурата за виза и одобрение на проекти на електронни документи е одобрена с Резолюция № 55 на CMU от 17 януари 2018 г.

В съответствие с тази резолюция одобрението на проект на електронен документ се състои в неговото одобрение от упълномощените лица, посочени в картата за регистрация и наблюдение, която се предоставя от системата за електронен документооборот на институцията въз основа на създадения списък на одобряващите посочени в картата за регистрация и наблюдение.

Информацията за одобрение, отказ или връщане се въвежда автоматично в картата за регистрация и наблюдение.

Одобряването и подписването на проекта на електронен документ се извършва в следния ред:

1. проектът на електронния документ е първоначално одобрен от неговия автор, ръководителя на подчиненото звено и ръководителя на структурното звено (отговорно звено) и упълномощени лица от други структурни звена на институцията, посочени в картата за регистрация и наблюдение;
2. проектът на електронен документ се одобрява от заместник-ръководителя на институцията, който координира работата на структурното звено, отговорно за подготовката на проекта на електронен документ (одобрението на други заместник-ръководители на институцията, които координират работата на заинтересованите звена , не е задължително);
3. в случай на одобрение на проекти на заповеди (заповеди) в електронна форма, проектът на заповед (заповед) се заверява от упълномощен представител на правната служба въз основа на резултатите от правна проверка и ръководителя на структурното звено (специалист) в по въпросите на предотвратяването и разкриването на корупция, както и на редактора;
4. проектът на електронния документ е заверен от всички длъжностни лица (одобряващи), чиито визи са предвидени в картата за регистрация и наблюдение, като заверката на проекта на електронен документ не одобрява посочения документ;
5. проектът е подписан от ръководителя (подписващия), който одобрява електронния документ (клауза 105 от Резолюция на CMU № 55 от 17.01.2018 г.).

Проект на електронен документ, който не е одобрен по съответния начин, не се предоставя за подпис (съгласуване).

Одобряващият отговаря за подходящото одобрение (клауза 109 от Резолюция № 55 на CMU от 17 януари 2018 г.).

Трябва също така да се отбележи, че не се допуска предаването на един и същи документ на електронен и хартиен носител в офиса на институцията.

Паралелно, последователно и смесено изобразяване (помирение).

Паралелното одобрение е вид одобрение, при което липсват условия или последователност на одобрение. Всеки от одобряващите има правомощията да одобрява проекта на документа, независимо от другите одобряващи.

В случаите, когато в предприятието е установена ясна йерархия или уставът на предприятието или законодателството изисква ясен ред за одобрение от изпълнителя до най-високата връзка в структурата на взаимоотношенията, тогава се използва последователно одобрение. Това е установена последователност от одобряващи, според която проектодокументът се изпраща от един посетител на посетител с по-висок ранг. При този тип одобрение посетителят от по-ниско ниво не може да одобри документа, ако това не е направено от посетителя от по-високо ниво, който е пред него.

При електронно управление на документи, в случай на последователно одобрение, системата определя определена последователност, според която проектодокументът се изпраща на одобряващите на свой ред.

Смесеният тип одобрение може да комбинира характеристиките на паралелно и последователно одобрение на документи.

Например, когато използваме външно съгласие с различни юридически лица, в средата на едно от тях може да се приложи последователно съгласие. Ние обаче нямаме определена последователност между тези две юридически лица и те използват паралелно съгласие.

В Украйна електронното управление на документи набира все по-голяма популярност както за малки, така и за големи предприятия. Това значително намалява ресурсите и оптимизира работата на предприятията, институциите и организациите.

С помощта на нашата услуга https://instaco.com.ua/ можете лесно да внедрите електронно управление на документи във вашата компания. Вие ще можете да използвате услугите за получаване и изпращане на електронни документи чрез нашата услуга, както и да използвате разширената функционалност на системата по отношение на водене на регистър на контрагентите, генериране на документ, попълнен с данни и подписването му с квалифициран електронен цифров подпис.