Чим юридично та технічно відрізняється копія та оригінал електронного документа? 

Відповідно до частин 1-2 статті 7 Закону оригіналом електронного документа вважається електронний примірник документа з обов’язковими реквізитами, у тому числі з електронним підписом автора або підписом, прирівняним до власноручного підпису відповідно до Закону України «Про електронні довірчі послуги». У разі надсилання електронного документа кільком адресатам або його зберігання на кількох електронних носіях інформації кожний з електронних примірників вважається оригіналом електронного документа.

Якщо автором створюються ідентичні за документарною інформацією та реквізитами електронний документ та документ на папері, кожен з документів є оригіналом і має однакову юридичну силу.

Тобто за своїм сенсом, поняття «копія електронного документу» буде завжди нівельовано тією обставиною, що копії одного і того ж електронного документу завжди будуть ідентичні оригіналу. Що саме можна резюмувати з положень вказаної статті.

Оригінал електронного документа повинен давати змогу довести його цілісність та справжність у порядку, визначеному законодавством; у визначених законодавством випадках може бути пред’явлений у візуальній формі відображення, в тому числі у паперовій копії. Електронна копія електронного документа засвідчується у порядку, встановленому законом.

Копією документа на папері для електронного документа є візуальне подання електронного документа на папері, яке засвідчене в порядку, встановленому законодавством (частина 6 статті 7 Закону).

 Відповідно до пунктів 2, 4 розділу I Типової інструкції, документування управлінської інформації в установах здійснюється в електронній формі, крім випадків наявності обґрунтованих підстав для документування управлінської інформації у паперовій формі, якими визнаються:

• документи, що містять інформацію з обмеженим доступом, вимога щодо захисту якої встановлена законом;
• електронні документи, що не можуть бути застосовані як оригінал згідно з вимогами закону;
• документи, вимога щодо опрацювання яких у паперовій формі встановлена актами Кабінету Міністрів України.

            До електронних документів, підписаних (погоджених) із застосуванням кваліфікованого електронного підпису або засвідчених кваліфікованою електронною печаткою, вимагати відтворення візуального підпису або відбитка печатки незалежно від особливостей оформлення документів не допускається.