Як і для чого вести реєстр контрагентів в InstaDoc?

Ведення реєстру контрагентів та належне зберігання сканів документів контрагентів є запорукою сумлінної перевірки контрагента, на випадок, якщо до Вас виникнуть питання, зокрема, від податкової через іншу сторону правочину з Вашою компанією.

Які проблеми вирішує ведення реєстру контрагентів в ІнстаДок?

1. Безпосереднє створення і зручне ведення бази даних контрагентів та потенційних ділових партнерів. Порядок - всьому голова!
Чим упорядкованіше буде інформація, тим зручніше і швидше буде з нею працювати;
2. Зберігання підтверджуючих документів в профайлі контрагента;
Документи та дані контрагентів зберігаються в одному місці. Концепція "належної обачночсті" , див. Постанова Верховного суду від 06 жовтня 2020 року по справі № 140/1611/19 ("...прояв такої обачності й обережності при виборі постачальника послуг та вчинення будь-яких дій на предмет перевірки податкової "доброчесності" контрагента, зокрема ... отримання завірених копій статутних та реєстраційних документів,... свідчитимуть на користь висновку, що платником податків вжито належні та достатні дії щодо його обізнаності на предмет податкової "надійності" такого контрагента...");
3. Виключення одруків або неповного копіювання даних контрагента з ЄДР в профайл контрагента, реєстр. Економія часу; 
Ручне заповнення даних контрагентів в CRM займає 5-10 хв. (передрукування, копіювання даних з ЄДР або з розмови) і тільки 10-30 секунд на введення ІПН  або ЄДРПОУ для автозаповнення профайлу контрагента. 
4. Контрольоване автоматичне оновлення даних контрагента з ЄДР; 
Перед укладенням правочину з контрагентом достатньо натиснути “Оновити з реєстру” і система Вам покаже зміни, які відбулися щодо контрагента, і Ви зможете відслідкувати зміну юр.адреси, керівника тощо;
5. Автоматичне заповнення документів даними контрагентів
Як часто виконавці переробляють документи через незначні механічні помилки? На щастя, більшість керівників про це навіть не має уявлення . Підготовка документів, і навіть розсилка адресних комерційних пропозицій та інших листів буде відбуватися на 70 % швидше;
6. Можливість автоматизованого заповнення Опитувальника контрагента, особливо це актуально для фінансових установ

Особливості ведення контрагентів в ІнстаДок:

1. В меню “Мої контрагенти” реєстр контрагентів умовно розділяється на три секції: ФОП та юридичні особи, зареєстровані в Україні, юридичні особи, зареєстровані в інших державах (нерезиденти) та фізичні особи.
2. У кожної юрособи може бути необмежене число представників та рахунків. Ви завжди слідкуватимете за виданими довіреностями.
3. Дані контрагентів в подальшому використовуються для автоматичного заповнення будь-яких документів, від комерційних пропозицій до договорів та первинних документів.
4. Введення даних на трьох мовах.
5. За запитом користувача, можна підключити комерційні реєстри інших держав 

З чого почати? 

1. Зареєструватися на https://instaco.com.ua (необхідно підтвердити телефон і емейл);
2. Щоб додати суб’єкт господарської діяльності, зареєстрований в Україні, до реєстру своїх контрагентів, необхідно натиснути на та ввести ЄДРПОУ, ІПН або назву. 
3. Система підтягне з ЄДР усіх суб’єктів, що відповідають заданим критеріям пошуку, далі потрібно натиснути “додати” або “детальніше”, якщо потрібно переглянути додаткову інформацію про суб’єкт. Далі профіль контрагента максимально заповниться даними з ЄДР, а Вам залишиться додати уповноважених осіб (якщо такі є за довіреністю), банківські реквізити та завантажити KYC документи (документи для ідентифікації контрагента, статут, виписка, наказ на директора тощо), інші дані за необхідності.
4. Компанії-нерезиденти та фізичні особи додаються до реєстру вручну 
5. З метою переходу на електронний документообіг в InstaDoc, база даних контрагентів Вашого підприємства може бути перенесена з іншої системи в особистий кабінет користувача за запитом.

Спробувати безкоштовно зараз

З питань переходу на електронний документообіг, використання конструктора документів контактуйте:

Тел./WhatsApp +380637886291

Viber/Telegram +380507890409

E-mail [email protected]