Налаштування маршруту погодження і підписання документу

Підписання документів перед підписанням є не примусовою бюрократією, а перевивіреним інструментом для вивірки документів та уникнення помилок перед підписанням.

Які бувають маршрути погодження документів, наприклад договору, додаткової угоди, акта та рахунку

Існує кілька типових маршрутів узгодження документів, включаючи:

1. Лінійний маршрут: Документ проходить через кілька рівнів узгодження послідовно, зазвичай, починаючи зі співробітника, потім керівника, відділу фінансів та інших зацікавлених сторін.

2. Паралельний маршрут: Документ надсилається одночасно на узгодження кількох заінтересованих сторін або відділів. Кожна сторона може мати власні вимоги та критерії для узгодження.

3. Ієрархічний маршрут: Документ проходить через ієрархічний ланцюжок узгодження, де кожен рівень керівництва має можливість схвалити чи відхилити документ. Рішення кожного рівня може проводити подальший процес узгодження.

4. Змішаний маршрут: Комбінація різних типів маршрутів, де узгодження може відбуватися як послідовно, і паралельно залежно від певних умов чи вимог.

Маршрути погодження можуть бути налаштовані з використанням електронних систем управління документами? наприклад ІнстаДок, або робочих процесів, що дозволяє відстежувати та контролювати процес погодження, автоматизувати повідомлення та підвищити ефективність взаємодії між учасниками.

Лінійний маршрут

Лінійний маршрут узгодження документів передбачає послідовне проходження документа через кілька рівнів узгодження. Ось деякі види лінійних маршрутів:

1. Простий лінійний маршрут: Документ відправляється на узгодження від одного учасника до іншого в певному порядку. Наприклад, договір може спочатку вимагати погодження від юридичного відділу, потім фінансового відділу і, нарешті, від керівника компанії.

2. Лінійний маршрут з умовами: Документ проходить через кілька рівнів погодження, але з певними умовами чи розгалуженнями. Наприклад, якщо документ містить суму, що перевищує певну суму, він може автоматично надсилатися на додаткове узгодження рівня вищого керівництва.

3. Лінійний маршрут зі зворотним зв'язком: Після кожного рівня узгодження повертається зворотний зв'язок або коментар до попереднього учасника. Це дозволяє обговорювати та вносити зміни до документа на кожному етапі узгодження.

4. Лінійний маршрут з паралельними перевірками: Документ може надсилатися на узгодження декільком учасникам одночасно, але з вимогою узгодження всіх учасників перед продовженням процесу.

Лінійний маршрут зазвичай представляє просту та послідовну модель узгодження, придатну для випадків, коли потрібне чітке та послідовне проходження документа через певні етапи.

Паралельний маршрут

Паралельний маршрут погодження документів передбачає одночасне направлення документа на погодження декільком зацікавленим сторонам чи відділам. Ось деякі додаткові деталі про паралельний маршрут:

1. Поділ завдань: Документ ділиться на кілька копій або версій, які надсилаються різним учасникам паралельного узгодження. Кожна копія може бути призначена для узгодження певного відділу або з певною групою людей.

2. Незалежність процесів: Учасники паралельного маршруту можуть узгоджувати документ незалежно один від одного. Відсутність послідовності в процесі дозволяє швидше досягти результату, тому, що узгоджувальні сторони працюють паралельно.

3. Паралельні перевірки та коментарі: Різні учасники можуть одночасно проводити перевірку та вносити коментарі чи пропозиції щодо документа. Це дозволяє прискорити процес узгодження та покращити якість документа внаслідок ширшого погляду та думок.

4. Об'єднання результатів: Після завершення погодження кожен учасник надає свій результат чи рішення. Потім результати поєднуються, щоб отримати загальний результат узгодження документа.

5. Умови та паралельні відповіді: У деяких випадках паралельний маршрут може включати умови переходу на наступний етап узгодження. Наприклад, для продовження процесу може знадобитися отримання згоди від певної кількості учасників або узгодження від певних відділів.

Паралельний маршрут узгодження може бути особливо корисним у ситуаціях, які потребують швидкого узгодження від кількох зацікавлених сторін або відділів. Він дозволяє ефективно керувати процесом узгодження та прискорити його завершення.

Ієрархічний маршрут

Ієрархічний маршрут узгодження документів передбачає проходження документа через ієрархічний ланцюжок узгодження, де кожен рівень керівництва має можливість схвалити чи відхилити документ. Ось детальніший опис ієрархічного маршруту:

1. Рівні узгодження: Певні рівні керівництва чи посадові особи задаються для узгодження документа. Кожен рівень може мати свої повноваження та права на прийняття рішень щодо документа.

2. Послідовне узгодження: Документ передається послідовно по ієрархічному ланцюжку. Зазвичай починається з нижнього рівня та рухається вгору, кожен рівень узгодження розглядає та приймає рішення, а потім передає документ на наступний рівень.

3. Розгалуження та переадресація: У деяких випадках документ може бути переадресований на інший рівень керівництва, якщо потрібне додаткове узгодження або якщо на цьому рівні немає повноважень для остаточного рішення.

4. Повернення та зворотний зв'язок: У разі незгоди або необхідності доопрацювання документ може бути повернутий на попередній рівень із коментарями та пропозиціями для внесення змін. Це дозволяє обговорювати та виправляти проблемні моменти на різних рівнях узгодження.

5. Розподіл відповідальності: Кожен рівень керівництва несе відповідальність за прийняття рішення щодо документа відповідно до його повноважень та компетенції. Ієрархічний маршрут дозволяє розподілити відповідальність та забезпечити, щоб рішення були прийняті на відповідному рівні.

6. Тимчасові рамки: Важливим аспектом ієрархічного маршруту є дотримання часових рамок. Кожен рівень має ухвалити рішення у розумні терміни, щоб не затримувати процес узгодження.

Ієрархічний маршрут узгодження часто використовується в організаціях із чітко визначеними структурами управління. Він дозволяє контролювати та структурувати процес узгодження
 

Запрошуємо на вебінар, на якому детальніше розповімо про погодження і підписання документів, детальніше