Настройка маршрута согласования и подписания документа

Подписание документов перед подписанием является не принудительной бюрократией, а перепроверенным инструментом для выверки документов и избегания ошибок перед подписанием.

Какие бывают маршруты согласования документов, например договора, дополнительного соглашения, акта и счета

Существует несколько типовых маршрутов согласования документов, включая:

1. Линейный маршрут : Документ проходит через несколько уровней согласования последовательно, обычно начиная с сотрудника, затем руководителя, отдела финансов и других заинтересованных сторон.

2. Параллельный маршрут: Документ отправляется одновременно на согласование нескольких заинтересованных сторон или отделов. Каждая из сторон может иметь собственные требования и критерии для согласования.

3. Иерархический маршрут: Документ проходит через иерархическую цепочку согласования, где каждый уровень руководства имеет возможность одобрить или отклонить документ. Решение каждого уровня может производить дальнейший процесс согласования.

4. Смешанный маршрут: Комбинация различных типов маршрутов, где согласование может происходить как последовательно, так и параллельно в зависимости от определенных условий или требований.

Маршруты согласования могут быть сконфигурированы с использованием электронных систем управления документами? например ИнстаДок, или рабочих процессов, позволяющих отслеживать и контролировать процесс согласования, автоматизировать сообщения и повысить эффективность взаимодействия между участниками.

Линейный маршрут

Линейный маршрут согласования документов предполагает последовательное прохождение документа через несколько уровней согласования. Вот некоторые виды линейных маршрутов:

1. Простой линейный маршрут: Документ отправляется по согласованию от одного участника к другому в определенном порядке. К примеру, контракт может поначалу требовать согласования от юридического отдела, потом денежного отдела и, наконец, от управляющего компании.

2. Линейный маршрут с условиями: Документ проходит через несколько уровней согласования, но с определенными условиями или разветвлениями. Например, если документ содержит сумму, превышающую определенную сумму, он может автоматически отправляться на дополнительное согласование уровня высшего руководства.

3. Линейный маршрут обратной связи: После каждого уровня согласования возвращается обратная связь или комментарий к предыдущему участнику. Это позволяет обсуждать и вносить изменения в документ на каждом этапе согласования.

4. Линейный маршрут с параллельными проверками: Документ может направляться на согласование нескольким участникам одновременно, но с требованием согласования всех участников перед продолжением процесса.

Линейный маршрут обычно представляет простую и последовательную модель согласования, пригодную для случаев, когда требуется четкое и последовательное прохождение документа через определенные этапы.

Параллельный маршрут

Параллельный маршрут согласования документов предусматривает одновременное направление документа на согласование нескольким заинтересованным сторонам или отделам. Вот некоторые дополнительные детали о параллельном маршруте:

1. Разделение задач : Документ делится на несколько копий или версий, которые посылаются разным участникам параллельного согласования. Каждая копия может быть предназначена для согласования отдела или с определенной группой людей.

2. Независимость процессов: Участники параллельного маршрута могут согласовывать документ независимо друг от друга. Отсутствие последовательности в процессе позволяет быстрее добиться результата, так как согласительные стороны работают параллельно.

3. Параллельные проверки и комментарии Различные участники могут одновременно проводить проверку и вносить комментарии или предложения по документу. Это позволяет ускорить процесс согласования и улучшить качество документа в результате более широкого взгляда и мнений.

4. Объединение результатов: После завершения согласования каждый участник предоставляет свой результат или решение. Затем результаты совмещаются, чтобы получить общий результат согласования документа.

5. Условия и параллельные ответы: В некоторых случаях параллельный маршрут может включать условия перехода на следующий этап согласования. К примеру, для продолжения процесса может потребоваться получение согласия от определенного количества участников или согласование от определенных отделов.

Параллельный маршрут согласования может быть особенно полезен в ситуациях, требующих быстрого согласования нескольких заинтересованных сторон или отделов. Он позволяет эффективно управлять процессом согласования и ускорить его завершение.

Иерархический маршрут

Иерархический маршрут согласования документов предполагает прохождение документа через иерархическую цепочку согласования, где каждый уровень руководства имеет возможность одобрить или отклонить документ. Вот более подробное описание иерархического маршрута:

1. Уровни согласования: Некоторые уровни руководства или должностные лица задаются для согласования документа. Каждый уровень может иметь свои полномочия и права на принятие решений по документу.

2. Последовательное согласование: документ передается последовательно по иерархической цепочке. Обычно начинается с нижнего уровня и двигается вверх, каждый уровень согласования рассматривает и принимает решения, а затем передает документ на следующий уровень.

3. Разветвления и переадресация: В некоторых случаях документ может быть переадресован на другой уровень руководства, если требуется дополнительное согласование или на этом уровне нет полномочий для окончательного решения.

4. Возврат и обратная связь: В случае несогласия или необходимости доработки, документ может быть возвращен на предыдущий уровень с комментариями и предложениями для внесения изменений. Это позволяет обсуждать и исправлять проблемные моменты на разных уровнях согласования.

5. Распределение ответственности: Каждый уровень руководства несет ответственность за принятие решения по документу в соответствии с его полномочиями и компетенцией. Иерархический маршрут позволяет распределить ответственность и обеспечить, чтобы решения были приняты на соответствующем уровне.

6. Временные рамки Важным аспектом иерархического маршрута является соблюдение временных рамок. Каждый уровень должен принять решение в разумные сроки, чтобы не задерживать процесс согласования.

Иерархический маршрут согласования часто используется в организациях с четко определенными структурами управления. Он позволяет контролировать и структурировать процесс согласования

Приглашаем на вебинар, на котором подробнее расскажем о согласовании и подписании документов, подробнее