Order on the organization of document circulation in electronic form (ukr), Ukraine

Повне найменування

Скорочене найменування

Код ЄДРПОУ Код ЄДРПОУ

НАКАЗ № № наказу
про організацію ведення документообігу в електронній формі в
Скорочене найменування

У зв'язку із запровадженням в Україні воєнного стану указом Президента України №64/2022 від 24.02.2022 «Про введення воєнного стану в Україні»
 

НАКАЗУЮ:
 

1. Призначити відповідальних за здійснення електронного документообігу в закладі:

- ПІБ в род. відмінку , Посада в род. відмінку ;
- ПІБ в род. відмінку , Посада в род. відмінку ;
- ПІБ в род. відмінку , Посада в род. відмінку ;
- ПІБ в род. відмінку , Посада в род. відмінку .

2. Відповідальним, зазначеним в п.1 даного наказу, застосовувати:

− типовий сервіс «Електронна пошта»;
− месенджери: Viber, WhatsApp, Telegram тощо;
− інші електронні застосунки дозволені на території України.
 

3. Ввести в посадові інструкції Посада в род. відмінку ПІБ в род. відмінку слідуючі зміни:

- отримати від всіх працівників ТОВ адреси своїх електронних скриньок та номери телефонів в електронних застосунках.
 

4. Ввести в посадові інструкції Посада в род. відмінку ПІБ в род. відмінку слідуючі зміни:

- ведення бухгалтерського обліку, дотримуючись єдиних методологічних принципів, установлених Законом України «Про бухгалтерський облік та фінансову звітність в Україні», з урахуванням особливостей діяльності Скорочене найменування й технології обробки облікових даних згідно чинного законодавства;
- застосовувати майданчики, інформаційні ресурси та програмне забезпечення, що використовується для роботи бухгалтерією Скорочене найменування .

5. Ввести в посадові інструкції Посада в род. відмінку ПІБ в род. відмінку слідуючі зміни:
- забезпечити реєстрацію заяв, листів, звернень та інших документів, надісланих працівниками в електронній формі, з подальшим отриманням від них оригіналів цих заяв у письмовій формі у разі можливості.
 

6. Працівникам Скорочене найменування :

- дотримуватись основних правил електронного спілкування та листування.
 

7. Контроль за виконанням наказу залишаю за собою.

Посада представника ПІБ представника

____________________

Візи   ознайомлення з наказом

____________________  ПІБ представника

____________________ ПІБ представника

____________________ ПІБ представника

____________________  ПІБ представника

ПОЛОЖЕННЯ
про організацію внутрішнього електронного документообігу

1. Загальні положення

1.1. Положення про організацію внутрішнього електронного документообігу в Скорочене найменування розроблене відповідно до Правил організації діловодства та архівного зберігання документів у державних органах, органах місцевого самоврядування, на підприємствах, в установах і організаціях, затверджених наказом Міністерства юстиції України від 18 червня 2015 року №
1000/5, зареєстрованих у Міністерстві юстиції України 22 червня 2015 року за № 736/27181 (зі змінами).
 

1.2. Це Положення поширюється на всі електронні документи, що створюються, відправляються або одержуються, та встановлює загальні положення щодо порядку проходження електронного документа з моменту його створення або одержання й до моменту відправлення або передавання до архіву; оперативний інформаційний обмін із використанням корпоративної електронної пошти, встановлює загальні правила здійснення моніторингу стану виконання управлінських рішень, функціонування підрозділів ТОВ.
 

1.3. У цьому Порядку терміни вживаються в такому значенні:
- електронний документообіг ‒ обіг (проходження) службових електронних документів із моменту їх створення або одержання до завершення виконання, відправлення, знищення або передавання до архіву;
- система електронного документообігу ‒ система управління діловодними процесами за допомогою сукупності операцій застосованих функціональними можливостями назва платформи та Google-інструментами на базі корпоративної електронної пошти;
- електронна резолюція ‒ реквізит, який створений у назва платформи або в Google Документах у вигляді додавання відповідного коментаря, що вноситься до реєстраційно-моніторингової картки електронного документа і нерозривно пов’язаний із нею. Електронна резолюція містить стислий зміст доручення (вказівки) посадової особи щодо його виконання;
- корпоративна електронна пошта ‒ є важливим елементом корпоративної культури ТОВ, функціонує в домені назва домена , що обслуговується платформою назва платформи ;
- Google-інструменти ‒ це вебдодатки Google, які дозволяють спростити роботу з документами та управлінською інформацією завдяки гнучкості, адаптивності, збереженням, захистом інформації та доступом до неї;- галерея шаблонів ‒ уніфіковані шаблони різних видів документів, які застосовані в документах (англ. Google Docs), таблицях (англ. Google Sheets) та інших додатках, розміщених на корпоративній електронній пошті;
- управлінська інформація ‒ сукупність необхідних даних, які сприятимуть вирішенню управлінських рішень;
- система моніторингу виконання управлінських рішень ‒ систематизація та аналіз інформації про стан виконання управлінських рішень в ТОВ (розпоряджень, наказів, усних доручень на нарадах, вхідних листів тощо);
- календар завдань ‒ додавання в Google Календар кожного структурного підрозділу наказів,
розпоряджень, листів тощо з метою нагадування про термін їх виконання;
- форма збору інформації про стан виконання ‒ збір інформації про виконання розпоряджень відбувається наступного дня після граничного терміну виконання шляхом заповнення відповідної Google Форми;
- зведена таблиця стану виконання ‒ відображення стану виконання розпоряджень, наказів, усних доручень, вхідних листів тощо структурними підрозділами ТОВ . У режимі реального часу доступна директору та його заступнику;
- формування електронних справ ‒ групування виконаних електронних документів у справи відповідно до зведеної номенклатури справ ТОВ.
 

1.4. Порядок організації електронного документообігу із застосуванням електронного цифрового підпису, здійснення діловодства щодо документів, що містять інформацію з обмеженим доступом, здійснення діловодства за зверненнями громадян, запитами на інформацію визначаються окремими нормативно-правовими актами.

2. Підготовка та оформлення організаційно-розпорядчих та інших видів документів, технологічні особливості їх створення

Створення проєктів організаційно-розпорядчих документів (наказів, розпоряджень) та інших видів документів (положень, інструкцій, порядків тощо) та їх внутрішнє електронне погодження включає виконання таких процедур.
 

2.1. Проєкти вищезазначених видів документів створюються працівником, який ініціює документ, із корпоративного облікового запису на Google Диску (англ. Google Drive) виключно у Google Документах із використанням шаблону, вибраного із галереї шаблонів домену назва домена .
Забороняється надавати доступ до файлів формату doc / docx, створених на ПК у Microsoft Office Word та завантажених на Google Диск, оскільки робота з таким файлом може некоректно відображатися, пошкоджуватися або навіть не зберігатися.
 

2.2. Проєкти документів повинні мати стислу уніфіковану назву, яка чітко виходить із приналежності вмісту файла, наприклад:
Наказ “Про проведення рекламного заходу”
Зміни до наказу від ... No ...
Лист ...
 

2.3. За наявності в проєктах документів додатки повинні міститися в цьому ж файлі (за винятком табличних чи інших додатків, які технологічно не можуть додаватися в один GoogleДокумент). У таких випадках додатки створюються в Google Таблицях (англ. Google Sheets) зі стислою уніфікованою назвою, яка чітко виходить із приналежності вмісту додатка, та додаються до відповідного документа через гіперпокликання з попередньо відкритим доступом на перегляд /коментування всім учасникам домену назва домена :
Додаток 1 до наказу “Про проведення рекламного заходу”
 

2.4. При оформленні документів необхідно дотримуватися:
1) таких відступів від межі лівого берега документа:
- 12,5 мм ‒ для початку абзаців у тексті;
- 92 мм ‒ для реквізиту “Адресат”;
- 104 мм ‒ для реквізитів “Гриф затвердження”;
- 125 мм ‒ для розшифрування підпису в реквізиті “Підпис”;
2) для друкування текстів службових документів використовується гарнітура Times New Roman, шрифт розміром 12 ‒ 14 друкарських пунктів через 1 ‒ 1,5 міжрядкових інтервали;
3) не робити відступ від межі лівого берега для реквізитів “Дата документа”, “Заголовок до тексту документа”, “Текст” (без абзаців), “Відмітка про наявність додатків”, “Прізвище виконавця і номер його телефону”, назви посади у реквізитах “Підпис” та “Гриф погодження”, засвідчувального напису “Згідно з оригіналом”, а також слів СЛУХАЛИ, ВИСТУПИЛИ, ВИРІШИЛИ, УХВАЛИЛИ, НАКАЗУЮ, ПРОПОНУЮ;
4) гриф затвердження складається зі слова ЗАТВЕРДЖУЮ (без лапок), назви посади, підпису, ініціалу(-ів) і прізвища особи, яка затвердила документ, дати затвердження;
5) складові частини реквізитів “Адресат”, “Гриф затвердження”, “Гриф погодження” відокремлюють один від одного 1,5 ‒ 2 міжрядковими інтервалами;
6) якщо в тексті документа йдеться про додатки або окремим абзацом є посилання на документ, що став підставою для його видання, слова “Додаток” і “Підстава” друкують від межі лівого берега, а текст до них ‒ через 1 міжрядковий інтервал.
Наприклад:
Додаток: на 5 арк. у 2 прим.
 

2.5. До створених відповідним чином проєктів документів із коректним найменуванням файлу (назвою) надається доступ з обов’язковим правом на редагування загальному відділу ТОВ, який на вимогу працівника, що підготував документ (у разі не в змозі зробити це самостійно), надає до нього доступ із правом коментування вказаним у документі посадовим особам для внутрішнього електронного погодження (візування).
 

2.6. Внутрішнє електронне погодження (візування) проєктів наказів, розпоряджень залежно від їхнього змісту проводиться в такій послідовності:
- працівником, який підготував документ;
- керівником структурного підрозділу, у якому його створено;
- юридичним відділом;
- посадовими особами, які зазначені в проєкті документа як виконавці;
- головним бухгалтером, планово-фінансовим відділом, відділом кадрів (якщо проєкт документа стосується фінансових питань, штатного розпису, кадрових питань);

- начальником відділу з питань запобігання та виявлення корупції;
- керівниками структурних підрозділів, які відповідають за питання, що містяться в проєкті документа;
- посадовими особами залежно від розподілу функціональних обов’язків.

2.7. Внутрішнє електронне погодження відповідно створених документів оформляють шляхом візування посадовими особами з додаванням ними коментаря з текстом “Погоджено” (виділити своє прізвище → додати коментар). У разі наявності зауважень і пропозицій до проєкту документа узгоджувачем виділяється та частина тексту, до якої є зауваження чи пропозиції, та додається відповідний коментар.
Структурний підрозділ чи посадова особа, яка створила проект організаційно-розпорядчого документа, після електронного погодження повинна передати право власності на відповідний документ загальному відділу для унеможливлення внесення будь-яких змін, подальшого друку, затвердження та подальшого зберігання в електронному архіві.
 

2.8. Термін внутрішнього електронного погодження (візування) документів не повинен перевищувати трьох робочих днів, а у випадку погодження термінових документів ‒ одного робочого дня. У разі терміновості перед назвою файлу документа додається слово “Терміново”.
Датою внутрішнього електронного погодження є позначка часу з моменту внесення узгоджувачем коментаря з текстом “Погоджено”.
 

2.9. Візуалізація електронних погоджень переноситься загальним відділом ТОВ в електронну форму наказів, розпоряджень тощо шляхом відтворення послідовних знімків екрану доданих коментарів посадових осіб із текстом “Погоджено”.
 

2.10. Після внутрішнього електронного погодження (візування) документи подаються загальним відділом ТОВ на підпис посадовій особі. Датою документа є дата його підписання.

3. Забезпечення інформаційної безпеки при організації внутрішнього електронного документообігу

3.1. Вимоги щодо інформаційної безпеки при організації внутрішнього електронного документообігу реалізуються за допомогою платформи назва платформи ‒ захищеного й надійного середовища, що спеціально створено для закладів освіти та відповідає всім нормативним вимогам.
 

3.2. Адміністрування платформи назва платформи здійснюється технічним відділом, який також забезпечує технічний супровід роботи корпоративної електронної пошти, займається усуненням помилок і несправностей у її роботі.
 

3.3. Працівники ТОВ зобов’язані вживати всіх необхідних заходів із дотримання правил політики безпеки при використанні корпоративного облікового запису, виконуючи свої посадові обов’язки.

3.4. Посадові особи несуть персональну відповідальність за внесення коментарів у Google Документах чи інших дій, пов’язаних із використанням облікового запису корпоративної пошти ТОВ, а також за збереження даних на Google Диску облікового запису корпоративної пошти ТОВ.
 

3.5. У разі компрометації чи зміни даних облікового запису корпоративної електронної пошти ТОВ працівник повинен негайно повідомити про це технічний відділ для вжиття відповідних заходів.

Повідомлення про перехід на обмін документами

в електронній формі

Шановний ПІБ представника !

У зв'язку з запровадженням воєнного стану на території України та для спрощеного обміну документами між підприємствами, ми запроваджуємо у своїй компанії електронний обмін документами і запрошуємо вас приєднатись до цієї ініціативи.

Ми хочемо підкреслити, що даний крок необхідний перш за все, для забезпечення стабільності, швидкого обміну та гарантії отримання первинних бухгалтерських документів.

Пропонуємо розглянути і підписати додаткову угоду до договору № № Договору від Дата Договору, (напр.:"01" травня 2021 р.)📆 , яка додається і повідомити нам про своє рішення не пізніше остання дата для рішення, (напр.:"01" травня 2021 р.)📆

Бажаємо гарного дня!

Посада представника ПІБ представника

_______________

Додаткова угода № № Угоди
 

про перехід на обмін документами в електронній формі

Повне найменування , надалі — Учасник1, в особі
Посада в род. відмінку ПІБ в род. відмінку , що діє на підставі Підстава діяльності представника , з однієї сторони, та

Повне найменування , надалі — Учасник2, в особі Посада в род. відмінку ПІБ в род. відмінку , що діє на підставі Підстава діяльності представника , з іншої сторони, які надалі по тексту пойменовані разом як Сторони, а кожне окремо як Сторона, дійшли до взаємної згоди і уклали цю Додаткову угоду до Договору  назва Договору № № Договору від Дата Договору, (напр.:"01" травня 2021 р.)📆 (надалі — Договір) про таке.
 

1. Сторони домовилися про те, що починаючи з Дата початку дії, (напр.:"01" травня 2021 р.)📆 , з метою виконання умов Договору будуть здійснювати документообіг у формі електронни х документів, для підтвердження описаних у них господарських операцій із використанням системи назва системи , окрім випадків передбачених цією Додатковою угодою.
 

2. Сторони домовилися, що на виконання умов цієї Додаткової угоди застосовуватимуть такі види електронних документів: перелік документів .
Формування електронних документів, визначених у пункті 2 цієї Додаткової угоди, здійснюють із урахуванням положень законів України «Про електронні документи та електронний документообіг», «Про електронні довірчі послуги» та інших чинних нормативно-правових актів України.
 

3. Сторони зобов’язуються до настання дати, зазначеної в пункті 1 цієї Додаткової угоди, вжити всіх підготовчих та організаційних заходів для переходу на електронні документи, забезпечити виготовлення необхідних кваліфікованих електронних підписів (КЕП) відповідальним особам. КЕП за правовим статусом прирівнюють до власноручного підпису (печатки).
 

4. Підготовку електронних документів та обмін ними Сторони здійснюють у строки, встановлені умовами Договору та чинного законодавства України. Кожна Сторона зобов’язана належно скласти електронний документ, підписати його з використанням КЕП та направити іншій Стороні. Електронні документи, які Сторони передають/направляють одна одній, підписують із використанням КЕП. Електронні документи вважають підписаними і такими, що набирають чинності, з моменту підписання електронного документа з використанням КЕП.
 

5. Якщо під час звірки даних про чинні та прийняті електронні документи Сторони виявлять розбіжності, то по замовчуванню застосовуються такі умови чинності електронних документів:
- юридичну силу матиме електронний документ, надісланий першим з використанням КЕП (у випадку наявності кількох різних електронних документів по одній і тій самій господарській операції);
- за результатами конкретної господарської операції пріоритетну юридичну силу матиме чинний електронний документ, за наявності за цією ж операцією однорідних аналогічних по суті документів, складених у письмовій (друкованій) формі, незалежно від дати їх оформлення.
 

6. Сторони домовилися, що електронні документи, які вони відправили та підписали з використанням КЕП, мають повну юридичну силу, породжують права та обов’язки для Сторін, можуть бути представлені до суду в якості належних доказів та визнаються рівнозначнимидокументам, що складають на паперовому носії. Підпис Сторони на електронному документі
означає підтвердження участі такої Сторони в оформленні електронного документа. Підтвердження передання електронних документів (відправлення, отримання, тощо) вважається легітимнимпідтвердженням фактичного приймання-передачі таких документів уповноваженими особами Сторін і не вимагає додаткового доказування
 

7. Кожна Сторона самостійно несе відповідальність за достовірність накладеного КЕП. У разі підписання електронного документа нечинним КЕП такий документ вважають непідписаним.
 

8. Якщо одна Сторона направила електронний документ іншій, а остання не підписала його або ж не відхилила із зауваженнями у встановлений Договором строк з дня отримання, електронний документ вважають прийнятим його отримувачем без зауважень. Момент одержання електронного документа Стороною фіксує відповідне програмне забезпечення.
 

9. У випадку неможливості виконання зобов’язань за цією Додатковою угодою, Сторони негайно повідомляють про це одна одну.
 

10. На вимогу будь-якої зі сторін у випадку виникнення технічних проблем Сторони мають право у будь-який момент призупинити оформлення електронних документів і повернуться до оформлення їх у паперовій формі. Сторона, у якої виникли технічні проблеми, повідомляє іншу Сторону у будь-який зручний спосіб. Уразі призупинення оформлення електронних документів Сторони створюють і підписують документи в паперовій формі в порядку, передбаченому
Договором. Після усунення технічних проблем Сторони повертаються до підписання електронних документів. Призупинення оформлення електронних документів, а також рішення про повернення до їх підписання Сторони оформлюють у формі довільного документа як у паперовій, так і в електронній формі. Документ про призупинення підписання електронних документів або повернення до підписання електронних документів можна оформити у будь-який зручний для Сторін час, у тому числі після усунення технічних проблем або після повернення до підписання електронних документів.
 

11. З метою забезпечення безпеки обробки та конфіденційності інформації Сторони зобов’язані не допускати появи в системі для обміну електронними документами, комп’ютерних вірусів і програм, спрямованих на її руйнування.
 

12. Сторони самостійно забезпечують збереження свого програмного забезпечення, яке використовують для обміну електронними документами, відкритих ключів КЕП та електронних документів, розміщених на своїх комп’ютерах.
 

13. Ця Додаткова угода набирає чинності з Дата початку дії Угоди, (напр.:"01" травня 2021 р.)📆  і є невід’ємною частиною Договору.
 

14. Положення цієї Додаткової угоди з питань, що врегульовані Договором, мають пріоритет відносно відповідних положень Договору. Всі положення Договору (разом з додатковими угодами до Договору, якщо такі є), що не суперечать цій Додатковій угоді, є чинними і підлягають обов’язковому виконанню Сторонами.
 

15. Додаткову угоду Сторони виклали українською мовою і підписали у двох примірниках — по одному для кожної зі Сторін.
 

ПІДПИСИ СТОРІН