Як автоматизувати складання простих документів, як-от договорів, актів, додаткових угод чи рахунків

Автоматизація складання простих документів, таких як договори, акти, доповіді, рахунки, є корисною з кількох причин:

1. Збільшення ефективності та зниження часу на складання документів.
   Автоматизація дозволяє зменшити час на створення документів, що дозволяє більш ефективно виконувати роботу.

2. Зменшення ризику помилок.
   При ручному складанні документів можуть виникати помилки, особливо при великій кількості документів. Автоматизована система може допомогти уникнути помилок, зменшивши ризик помилкових введень та інших людських помилок.

3. Підвищення якості документів.
   Автоматизована система може допомогти створити більш структуровані та однорідні документи, що покращує їх якість.

4. Зберігання часу та ресурсів.
   Автоматизація дозволяє зберегти час та ресурси, що потрібні на створення документів, і дозволяє спрямувати їх на інші важливі справи.

5. Підвищення задоволення клієнтів.
   Автоматизована система може допомогти швидше та ефективніше складати документи, що може покращити відносини з клієнтами та підвищити їх задоволеність.

Отже, автоматизація складання документів може бути корисною, якщо вам потрібно збільшити ефективність та знизити час на створення документів, уникнути помилок та підвищити якість документів.

Існує кілька способів автоматизації складання простих документів, таких як договори, акти, доповіді, рахунки. Ось кілька з них:

1. Використання шаблонів документів.
   Створіть шаблон документа з певною структурою та полями для заповнення, і далі використовуйте його як основу для створення нових документів. Шаблони можна створити в програмах для обробки текстів, таких як Microsoft Word або Google Docs, або більше продвинуте програмне забезпечення ІнстаДок.

2. Використання програмного забезпечення для автоматизації документообігу.
   Існують програми, які дозволяють автоматично створювати документи на основі заповнених форм, а також зберігати, оновлювати та надсилати їх автоматично. Прикладами таких програм є InstaDoc, DocuSign, та Adobe Sign.

3. Ведення реєстру контрагентів.
   Якщо в реєстрі контрагентів зберігається інформація про контрагентів, то цю інформацію можна використовувати для попереднього заповнення документів автоматично. Наприклад, інформація про назву компанії, адресу, ідентифікаційний номер може бути взята з реєстру контрагентів і автоматично вставлена в документ..

Ці методи можуть збільшити ефективність процесу складання документів та зменшити кількість часу, що потрібно на їхнє створення.

Отже, алгоритм простий:

1. завести контрагентів;

2. створити шаблони або вибрати з готових;

3. відповісти на питання опитувальника і згенерувати потрібний документ;

4. надіслати на погодження і підписання;

5. попити кави і досягати нових успіхів!

Поліпшіть швидкість укладання угод, покращуйте продуктивність команди та надайте більш приємний досвід своїм клієнтам.

Тарифи на використання Конструктора документів ІнстаДок тут. Зателефонуйте нам +380931776558

Популярні питання:

Як створити шаблон документа в ІнстаДок? 

Скільки коштує конструктор документів ІнстаДок + електронний документообіг?