Як підприємству вести документообіг в повному порядку і з мінімальними часовими витратами?

Від правильної і раціональної організації електронного документообігу залежить швидкість проходження документа всіх етапів і відповідальних виконавців, і, як наслідок, оперативність вирішення обумовленого в ньому питання.

Будь-якому підприємству (або групі) важливо структурувати свої "папери" ще на етапі переходу до ЕДО. Якщо ж ви цьому питанню не приділили увагу раніше, то рекомендуємо зробити це прямо зараз. Виконавши прості поради, ви зможете негайно відчути результат:

• зручність роботи та підготовки договорів;

• швидкий пошук і доступ до потрібного документа;
• простота внесення правок та коригувань.

Як підприємству або групі підприємств вести документообіг договорів, актів, листів та інших документів в повному порядку і з мінімальними часовими витратами?

5 лайфхаків щодо документообігу від InstaDoc:

1. Зберігання договорів, угод, актів тощо в електронному вигляді доцільно здійснювати в одночасно декількох версіях:

• фінальна версія для підписання (в програмі Word);

• документ, підписаний однією зі сторін угоди (скан або з КЕП);

• повністю підписаний документ (скан або з КЕП).

В InstaDoc при генерації документів усі три версії зберігаються автоматично.

2. Щоб мінімізувати час пошуку потрібного "документу", сформуйте наступні папки по підприємству:

• "1. Установчі документи", де розмістіть стандартний пакет, створіть окрему папку "Бенефіціар(и)" і "Засновник(и)";
• "2. Комерційні договори" включають угоди між підприємством і клієнтами, тобто особами, яким реалізуються товари / послуги;
• "3. Операційні договори", які включають взаємні зобов'язання з підрядниками, різного роду фахівцями (бухгалтери, юристи), сторонніми консультантами, орендодавцями чи орендарями і т.д.;
• "4. Інвестиційна діяльність" включає "документи" про фінансову допомогу, купівлю-продаж корпоративних прав, векселів, правочини щодо інших інвестиційних активів тощо;
• "5. Вхідна кореспонденція" та "6. Вихідна кореспонденція";
• "7. Банки" призначена для зберігання банківських документів по відкриттю рахунків, наприклад, різних форм;
• "8. Трудові договори", сюди ж можна визначити окремою текою "Угоди про конфіденційність";
• "9. Звітність" (фінансова звітність та інша специфічна для кожного виду господарської діяльності).

В InstaDoc можна призначати категорії документам, сортувати, фільтрувати документи по різних атрибутах, також можна зберігати документи, не тільки згенеровані або підписані в InstaDoc, а й скани та документи, підписані в інших системах, що дозволяє налаштувати роботу з документами максимально зручно.

3. Завчасно підготуйте шаблони документів, що найчастіше використовуються, а згодом - по усіх напрямках. Скориставшись нашим сервісом, Ви отримуєте доступ до бази готових шаблонів, а також можете скористатися конструктором, щоб створити власні.

4. Ведіть реєстр контрагентів, завантажуйте KYC документи контрагентів (виписки, статути тощо) безпосередньо в профіль контрагента, для зручності використанні їх в подальшій діяльності підприємства, це також стане аргументом для перевіряючих, що Ви сумлінно перевірили свого контрагента.

5. Називайте файли документів по алгоритму:

Назви сторін правочину великими літерами (капслоком) (наприклад, «ТОВ СМТ - ТОВ МБК»): назва договору (суть): номер та дата договору: назва документа (акт, договір, допугода), номер та дата документа: особливості транзакції, як правило, об’єм, ціна, якщо важливі строки, то зазначаємо і їх (например «пісок 3т 50дол груд20»).

В результаті файли договору, специфікації та акту будуть мати наступні назви:

ТОВ СМТ - ТОВ МБК Дог поставки 17-12 171220 

ТОВ СМТ - ТОВ МБК Дог поставки 17-12 171220 спец 1 181220 пісок 3т 50дол груд20

ТОВ СМТ - ТОВ МБК Дог поставки 17-12 171220 спец 1 181220 Акт 1 311220 пісок 3т 50дол груд20

Така структура назви файлу надасть можливість щвидко працювати із завантаженими файлами, без необхідності щоразу їх відкривати, щоб переглянути зміст.

Таким чином, будь-який документ у вас буде підготовлений вчасно і без особливих зусиль, Ви легко зможете повернутися до його редагування, створити подібний, або швидко знайти оригінал.