На каком основании электронный документ можно считать юридически значимым?

Организационно-правовые основы электронного документооборота и использования электронных документов в Украине регулируются:

• Гражданским Кодексом Украины (ст. 205, 207),
• Законом України «Про електронні  документи  та  електронний  документообіг»  від  22 травня 2003 року № 851-IV (далі - Закон 851), 
• Законом  України  «Про  електронну  комерцію»  від 03 вересня 2015 року № 675-VIII (надалі - Закон 675),
• Законом України «Про електронні довірчі послуги»  від 05 жовтня 2017 року № 2155-VIII (далі - Закон 2155),
• Типовою інструкцією з документування управлінської інформації в електронній формі та організації роботи з електронними документами в діловодстві, електронного міжвідомчого обміну, затвердженої постановою Кабінету Міністрів України від 17 січня 2018 року № 55 (далі – Типова Інструкція).

Відповідно до частини 1 статті 5 Закону 851 електронний документ – це документ, інформація в якому зафіксована у вигляді електронних даних, включаючи обов’язкові реквізити документа. Частиною 1 статті 6 Закону встановлено, що накладанням електронного підпису завершується створення електронного документа. Відповідно, одним з найважливіших реквізитів електронного документа, після чого він отримує статус документа, є накладений на нього електронний підпис.

 

Відповідно до Закону України "Про бухгалтерський облік та фінансову звітність в Україні" № 996-XIV 16 липня 1999 року та Положення про документальне забезпечення записів у бухгалтерському обліку, затвердженого Наказом Міністерства фінансів України 24.05.1995 № 88 первинні документи повинні мати такі обов’язкові реквізити: найменування підприємства, установи, від імені яких складений документ, назва документа (форми), дата складання, зміст та обсяг господарської операції, одиниця виміру господарської операції (у натуральному та/або вартісному виразі), посади і прізвища осіб, відповідальних за здійснення господарської операції і правильність її оформлення, особистий підпис або інші дані, що дають змогу ідентифікувати особу, яка брала участь у здійсненні господарської операції. Залежно від характеру операції та технології обробки даних до первинних документів можуть бути включені додаткові реквізити: ідентифікаційний код суб’єкта господарювання з Єдиного державного реєстру юридичних осіб, фізичних осіб – підприємців та громадських формувань, номер документа, підстава, для здійснення операцій, дані про документ що засвідчує особу – одержувача тощо (п. 2.4 Положення № 88).

 

Частина 1 статті 8 Закону 851 чітко визначає статус та юридичну силу електронного документа. Так, юридична сила електронного документа не може бути заперечена виключно через те, що він має електронну форму. Допустимість електронного документа як доказу не може заперечуватися виключно на підставі того, що він має електронну форму.

У частині 1 статті 5 Закону 675, який набув чинності 30 вересня 2015 року, закріплено принцип однаковості юридичної сили електронних правочинів та правочинів, укладених в іншій формі, передбаченій законодавством, а згідно з частиною 3 згаданої статті правочин не може бути визнано недійсним у зв’язку з його вчиненням в електронній формі, якщо інше не передбачено законом.

Тобто суб’єкт господарювання має право використовувати у своїй діяльності документи в електронній формі при дотриманні норм Законів № 851 і № 2155, якими регулюються відносини, пов’язані з електронним документообігом і використанням електронних документів.

В свою чергу Типовою інструкцією визначено порядок документування управлінської інформації в установах, із застосуванням кваліфікованого електронного підпису, кваліфікованої електронної печатки та кваліфікованої електронної позначки часу, крім випадків наявності обґрунтованих підстав для документування управлінської інформації у паперовій формі.

 

Отже, правовими підставами вважати електронні документи юридично значущими є ч. 1 ст 5, 6 та 8 Закону України "Про електронні документи та електронний документообіг", за умови наявності обов'язкових реквізитів документів, зокрема визначених ч. 2 ст. 9 Закону України "Про бухгалтерський облік та фінансову звітність в Україні" та інших вимог чинного законодавства.