Dokumenty przedumowne w zagranicznej działalności gospodarczej
Podstawą zawierania odpowiednich umów jest zagraniczna działalność gospodarcza. Technika wejścia na rynek międzynarodowy rozwija się w kilku etapach, z których jednym jest przygotowanie do zawarcia umowy sprzedaży.
Głównym zadaniem na początkowym etapie jest wyszukiwanie i wybór kontrahenta. Wybór kontrahenta jest bardzo ważny i trudny. Zależy to od charakteru i przedmiotu umowy, kraju zawarcia umowy, pojemności rynku i sytuacji gospodarczej. Przy wyborze kontrahenta pojawia się pytanie, na jakim rynku, czyli w jakim kraju lepiej sprzedać lub kupić towar i z jakim zagranicznym nabywcą lub dostawcą lepiej zawrzeć umowę.
Metody nawiązywania kontaktów z potencjalnymi nabywcami:
Przygotowując umowę eksportową opartą na bezpośrednich relacjach pomiędzy kontrahentami, sprzedawca może skorzystać z różnych metod nawiązania kontaktu z potencjalnymi nabywcami:
-
Wyślij propozycję oferty bezpośrednio do jednego lub kilku potencjalnych nabywców zagranicznych;
- Zaakceptować i potwierdzić zamówienie kupującego;
- Prześlij kupującemu w odpowiedzi na zapytanie ofertę ze wskazaniem szczegółowych warunków przyszłej umowy lub proformy i umowy;
- Wziąć udział w licytacji poprzez złożenie oferty organizatorom licytacji;
- Uczestnictwo w wystawach i targach branżowych i przemysłowych, zarówno międzynarodowych, jak i krajowych; wysłać do potencjalnego nabywcy list handlowy z informacją o zamiarze rozpoczęcia negocjacji w sprawie zawarcia konkretnej umowy; wysłać formularz umowy do znanego już kupującego w wyniku uzgodnienia warunków umowy telefonicznie, e-mailem lub na podstawie wcześniejszych ustaleń, zamieścić ogłoszenie w mediach, przesłać potencjalnym klientom materiały informacyjne o produkcie kupujący.
W okresie wstępnym zazwyczaj sporządzany jest projekt umowy sprzedaży, który uwzględnia faktyczne porozumienie osiągnięte przez strony. Projekt umowy sporządzany jest przez jedną ze stron i dokładnie analizowany przez drugą. Negocjacje warunków prowadzone są do momentu osiągnięcia porozumienia w sprawie wszystkich warunków umowy. Następnie sporządzany jest ostateczny tekst umowy.
W praktyce handlu światowego istnieje kilka sposobów zawierania zagranicznych umów gospodarczych.
W praktyce handlu międzynarodowego wyróżnia się dwa rodzaje ofert: ofertę twardą i ofertę bezpłatną. Należy na nim wykonać odpowiednie napisy.
Oferta wiążąca to pisemna oferta sprzedaży określonej partii towaru, która jest wysyłana do oferentów jednego potencjalnego nabywcy. Określa okres, w którym sprzedawca jest związany swoją ofertą i nie może złożyć podobnej oferty innemu kupującemu, jeśli zgodzi się na wszystkie warunki oferty. To potwierdzenie zawiera bezwarunkowe podkreślenie, to znaczy zgodę kupującego na przyjęcie bez modyfikacji wszystkich warunków wiążącej oferty sprzedającego.
Z przepisów Konwencji Wiedeńskiej (art. 18) wynika, że oświadczenie lub inne zachowanie adresata wyrażające zgodę na ofertę uważa się za jej przyjęcie.
Zgoda adresata może zostać wyrażona poprzez dokonanie dowolnej czynności, w szczególności związanej z wysłaniem towaru lub zapłaceniem ceny. Przykładowo sprzedawca może bez formalnego przyjęcia zamówienia poinformować kupującego o wysyłce towaru, przesłać mu fakturę i dokumenty przewozowe. Z kolei klient bez specjalnego dowodu skutku może otworzyć akredytywę na rzecz sprzedającego w celu zapłaty za towar, anulować zaliczkę, po której przesyłka się znajduje, przelew pieniężny i tak dalej. Takie zachowanie adresata nazywane jest działaniami konferencyjnymi i jest uważane za równoznaczne z zawarciem umowy.
Jeżeli kupujący nie zgadza się z jednym lub kilkoma warunkami oferty, wysyła odpowiedź na ofertę lub kontrofertę do sprzedającego, wskazując swoje warunki i ostateczny termin. sprzedającego ze złożonej przez niego oferty.
Bezpłatna oferta jest zwykle składana w tym samym czasie kilku potencjalnym nabywcom na tę samą partię towaru i nie wyznacza czasu reakcji, a zatem nie wiąże odsyłających swoją ofertą. Zgodę kupującego na warunki zawarte w takiej ofercie potwierdza twarda kontrreferencja. Po potwierdzeniu kontroferty przez sprzedawcę (akceptacja) czyn uważa się za więzień.
A darmowa oferta jest mniej wygodna dla kupującego, bo nie daje mu pewności, że wysyłając ją do kontroferty stanie się właścicielem towaru, a czas zostanie stracony. W nowoczesnych warunkach bezpłatna oferta jest stosowana dość rzadko. Sprzedawcy z reguły nie koncentrują się na wolnym rynku, ich działalność produkcyjna budowana jest z uwzględnieniem konkretnego popytu.
Eksporterzy, którzy regularnie sprzedają określone produkty, opracowują standardowe formularze określające zestaw jednolitych warunków, na jakich sprzedawca ten zwykle oferuje swój produkt. warunki, tryb udzielania gwarancji, dokumentacja techniczna, warunki cesji odbioru towaru, płatności, siła wyższa, arbitraż i inne warunki sprzedaży.
Zapytanie handlowe ⇒ Oferta bezpłatna / sztywna ⇒ potwierdzenie oferty (akceptacja) / Zamówienie bezpłatne / sztywne ⇒ potwierdzenie zamówienia = umowa
Innym powszechnie stosowanym sposobem przygotowania międzynarodowej umowy sprzedaży jest zapoznanie się z warunkami zamówienia otrzymanego od kupującego lub jego potwierdzenie i przyjęcie do realizacji lub odrzucenie bez podania przyczyn.
Jeżeli inicjatywa podjęcia negocjacji pochodzi od kupującego, jego odwołanie do sprzedającego nazywa się zwykle prośbą . Zapytanie handlowe, zaproszenie do złożenia oferty, apel potencjalnego kupującego do sprzedawcy, zawierający prośbę o zaoferowanie określonego produktu. Zgodnie z szeregiem przesłanek żądanie odbiega od oferty, przy czym treść zapytania jest zwykle znacznie krótsza niż oferta i z reguły nie wskazuje ceny, gdyż pierwszeństwo ustalenia ceny początkowej przysługuje zastrzeżone dla sprzedawcy. W zapytaniu może być początkowo wskazana ilość towaru mniejsza od zamierzonego zakupu, dzięki czemu dalsze zwiększanie wolumenu zakupu umożliwi wynegocjowanie lepszej ceny i innych warunków umowy. Jednocześnie obecność pewnych szczegółów we wniosku może wskazywać na poważne zamiary kupującego. Kupujący, któremu zależy na otrzymaniu oferty na korzystniejszych warunkach, dokładnie opracowuje treść zapytania, starając się nie wywołać u sprzedającego wrażenia zwiększonego zainteresowania zakupem. Pozwala to lepiej wykorzystać konkurencję pomiędzy sprzedawcami i zaoszczędzić czas na zawieraniu transakcji. Poprzez wojnę analiz i porównań otrzymanych konkurencyjnych ofert, kupujący wybiera te najbardziej opłacalne i kontynuuje negocjacje w sprawie zawarcia umowy.
W niektórych przypadkach zapytanie kierowane jest nie w celu zawarcia umowy, lecz w celu uzyskania informacji o cenach. Jeżeli powtarzające się prośby nie kończą się zawarciem umowy, zwłaszcza jeśli aferent w ogóle nie otrzyma odpowiedzi na swoje oferty, sprzedawca odnosi wrażenie, że składający żądanie nie ma prawdziwego zamiaru zakupu towaru i zatraca się w przyszłości . Trudno w takiej sytuacji liczyć na to, że akceptant otrzyma komercyjnie wiarygodne oferty.
Wysłanie zapytania nie rodzi obowiązku zawarcia umowy. W celu przyspieszenia jej zawarcia, kupujący może przesłać sprzedającemu zamówienie zawierające wystarczające minimum istotnych warunków umowy.
Zamówienie, ze względu na stopień zobowiązania, jest równoznaczne z ofertą wiążącą.
Otrzymanie przez Klienta bezwarunkowo potwierdzonego zamówienia od Sprzedającego uważa się za zawarcie umowy, złożenie zamówienia. Wskazane jest złożenie zamówienia u znanego, wiarygodnego sprzedawcy, gdy kupujący ma już do dyspozycji wystarczające informacje o warunkach sprzedaży interesującego go towaru, przeanalizował je i uznał za akceptowalne.
Dokumenty do przygotowania umowy eksportowej:
Oferta, oferta - dokument, w którym określone są warunki zawarcia umowy, w której oferowany jest towar. Jest to oferta stanowcza i luźna
Zamówienie to dokument sporządzony przez Kupującego dla Sprzedającego, zawierający wystarczające minimum istotnych warunków umowy. W zależności od stopnia zobowiązania zamówienia jednorazowo i gwałtowności oferty firmy. Istnieje pewny i bezpłatny formularz zamówienia.
Potwierdzenie zamówienia – otrzymanie przez kupującego bezwarunkowo potwierdzonego zamówienia od sprzedającego uważa się za zawarcie umowy, złożenie zamówienia.
Umowa to dokument wskazujący umowę między sprzedającym a kupującym na dostawę towarów.
Potwierdzenie zamówienia – dokument potwierdzający zobowiązanie do realizacji zamówienia i regulaminu lub akceptację regulaminu.
Faktura proforma to dokument będący fakturą wstępną.
Zapytanie to dokument wystawiony przez osobę zainteresowaną nabyciem określonego w nim towaru i skierowany do przyszłego dostawcy w celu otrzymania oferty.
Data publikacji: 29.04.2024