Як правильно організувати документообіг компанії?

Будь-яке підприємство має документацію. Це може бути податкова звітність, бухгалтерські документи, договори, листи, посадові вказівки. Від того, наскільки вірним є документообіг, залежить ефективність роботи та управління компанією в цілому.

Розберемося у поняттях

Документообігом у компанії прийнято вважати всі стадії життя ділового паперу - від створення до переміщення в архів. Відповідно, його ефективність полягатиме в злагодженій роботі всіх підрозділів і створенні загальних правил для кожного етапу, до яких слід неухильно дотримуватися.

Вимоги до ведення чітко регламентують всю роботу з документацією. До них можна віднести правила дизайну, процес ознайомлення, зберігання та утилізацію. Сума всіх вимог, що пред'являються до ведення документообігу є його основою. Приміром, єдині вимоги до оформлення визначатимуть початковий етап правильного ведення руху документів. Адже саме на цьому етапі звичайний папірець набуває юридичної сили і стає основою для прийняття рішень наказів та резолюцій у компанії. Тому дуже важливо на цьому кроці не допускати помилок.

Загалом існує кілька принципів та етапів руху документації. Як правило, рух відбувається зверху донизу. Таким чином, керівник підприємства сам отримує документи, а потім розподіляє їх за підрозділами та приймає рішення, хто і за що відповідатиме. Але є й інший шлях, який буде не лише ефективніший, а й заощадить час. Однак він актуальний тоді, коли між відділами компанії є чітка та налагоджена взаємодія, а також делегування різних завдань. І тут основний обсяг паперів потрапляє безпосередньо до виконавців. Весь процес підписання та узгодження залежатиме від встановлених у компанії правил (про що ми поговоримо трохи згодом).

Етапи переміщення документів:

• отримання чи створення документації;
• первинна обробка;
• вивчення та сортування;
• введення до бази;
• контроль за виконанням;
• реалізація, оформлення, коригування;
• надсилання або залучення до справи.

Також є потоки документації. Їх ділять на два основні типи:

• Зовнішній потік. Тут маються на увазі всі документи, які йдуть за межі компанії, наприклад, клієнтам, контрагентам або контролюючим органам. Відповідно буває вхідний та вихідний.
• Внутрішній потік. Це не лише внутрішня номенклатура, інструкції та накази, але ще вхідні листи та різні договори, що надходять до компанії.

А тепер поговоримо про все докладніше.

Чому важливо встановити чіткий регламент обігу документації?

Не має значення Ви власник невеликого продуктового магазину або великого холдингу – документообіг у будь-якому випадку буде і там, і там. З незрозумілих причин усі підприємства приділяють особливу увагу такому фактору як регламентація документообігу. Хоча час рано чи пізно показує, що це пряма потреба. Швидше за все, співробітники довго звикатимуть до регламенту, але так чи інакше з часом стане зрозуміло, що певний порядок дій суттєво заощадить їхній час та збільшить ефективність роботи компанії.

Будь-яке підприємство у міру його зростання та розвитку зустрічається з тим, що починається активний потік неструктурованої інформації. Це з тим, що, зазвичай, при розширенні зростає як кількість працівників, а й контрагентів. Якщо оборот документів немає правильних установок, тобто відбувається без чіткої системи, хаотично, то рано чи пізно починаються проблеми - втрачаються важливі договори, не простежується взаємозв'язок із тими чи іншими паперами, важко вести структуровану управлінську звітність. Швидкий доступ до угод та їх історії також не буде простежуватись.

З іншого боку, важливо відзначити, що установка такого регламенту корисна ще з погляду дисциплінованості команди та кожного окремого співробітника. Наприклад, розглянемо варіант, коли прості продавці або менеджерський склад середньої ланки - це люди, які приїхали з регіонів, і вони тільки починають осягати комп'ютеризовану систему роботи, а також правильне оформлення паперів. Коли співробітник вже починає володіти подібними навичками, він стає дисциплінованішим, звертає увагу на найменші деталі, а цей фактор безпосередньо призводить до підвищеної ефективності роботи будь-якої компанії як маленької, так і великої. Так документи своєчасно направляються до головного офісу, а отже, вести контроль за роботою стає набагато легше.

Хочеться додати, що без регламентації не вдасться перейти на електронний документообіг та повну автоматизацію, а у сучасних реаліях це стає просто необхідним.

З чого слід розпочати?

Є низка основних моментів, які слід врахувати, щоб налагодити правильний обіг документації.

1. Перше, з чого слід розпочати, це розробка первинних форм документації.
2. Далі дуже важливо мінімізувати етапи узгодження. Для цього за кожним існуючим на підприємстві відділом закріплюється певний перелік документів, з яким вони мають працювати. Так, наприклад, той самий договір на купівлю будь-якого обладнання не проходитиме через рекламний відділ, а направлятиметься відразу до фінансового, що значно скоротить час узгодження.

Отже, як усе відбувається загалом. Особливо це стосується компаній, які вже стали, у яких з рухом документації спостерігаються деякі проблеми.

• Спочатку слід розсортувати всі наявні папери за категоріями. Важливо, щоб будь-якої миті можна було легко знайти необхідний документ. Класифікацію необхідно в ідеалі проводити за деякими основними моментами – тематика, дата надходження та призначення.
• Розробка системи зберігання та реєстраційний журнал. Звісно, з одного боку, це минуле століття. Ми маємо на увазі сортування вручну. В ідеалі - впровадження CRM-системи, такої як ІнстаДок, яка допоможе швидко систематизувати і електронного документообігу.
• Жорсткий контроль. Знову ж таки, в даному питанні саме CRM-система може бути ідеальним помічником.

Для того, щоб робота в компанії здійснювалася за єдиним принципом, створюється інструкція.

Що повинна включати інструкція з діловодства?

• вказівки щодо взаємодії з документацією.
• правила внесення до загальної бази;
• терміни зберігання та знищення;
• критерії оформлення та написання справ;
• послідовність ліквідації після вивчення актів та їх опису;
• таймінг відправлення та список відповідальних за це осіб;
• розпорядження, за якими інформує керівництво про етапи роботи з конкретним документом;
• шаблони та зразки.

Кількість правил, якими слід керуватися.

Логічно, що кожна компанія дуже індивідуальна, відповідно і правила щодо ведення документообігу теж визначатимуться її особливостями – наприклад, кількістю відділів та сферою діяльності. Але є основні моменти, які актуальні для будь-якого бізнесу.

Ми вже говорили вище, що час обробки будь-якого документа має бути максимально скороченим. І це негласне правило, завдяки якому збільшується ефективність роботи компанії. Таким чином, з моменту створення завдання до його завершення, в якому було створено певний договір чи інструкцію, має пройти якнайменше часу. Наприклад, якщо у компанії створено нову інструкцію, то її узгодження, затвердження та впровадження має бути здійснено якнайшвидше. У разі правильність і ефективність цього процесу визначається саме тимчасовими витратами.

Тож які основні регламенти руху ділових паперів?

1. Найбільше скорочення проходження різних підрозділів та інстанцій. Таким чином, шлях з одного пункту в інший повинен бути по можливості без проміжних зупинок у відділах, які тільки гальмуватимуть оборот.
2. Необхідно виключити можливі повернення на вихідну позицію. В даному випадку мається на увазі можливість допущених помилок, які завадять підписанню та затвердженню.
3. У високій мірі однакове проходження та процес обробки основних категорій номенклатур, ґрунтуючись на тому, що будь-яке переміщення має бути винятково виправданим.

Такий регламент дозволить створити правильну циркуляцію, яка повністю виключить можливість затримки того чи іншого паперу на чиємусь столі.

Більше того, дотримання такого порядку допоможе забезпечити значне покращення документаційного забезпечення апарату управління, а також служби, яка займається діловодством за рахунок:

• напрямок руху документів буде прямоточним, що виключає повторення та дублі при підготовці та обробці;
• у русі спостерігається ритмічність, що забезпечує рівномірне надходження та сприяє розподілу навантаження на співробітників.

Можливі порушення та як їх уникнути

Порушення можуть виникнути як на етапі створення паперів, так і в їх безпосередньому переміщенні. Щоб повністю виключити можливі помилки, слід подбати про те, щоб створити спеціальні інструкції, за якими відбуватимуться всі дії з документами. А найкраще, якщо в організації діятиме спеціальна служба, яка контролюватиме весь документообіг, чи хоча б відповідальний менеджер проекту, займатиметься його організацією та веденням, а також виключатиме можливі помилки.

Правильна організація документообігу дозволить здійснити його ритмічну та схематичну циркуляцію. Як правило, чим більше компанія, тим більше в ній документів, тому є сенс перейти на електронний документообіг, який допоможе уникнути більшості проблем та помилок.

Варто зауважити, що подібний захід здебільшого ефективний саме у великих організаціях. На маленьких підприємствах усіма питаннями займається власник чи директор, тому саме він відповідає за правильність та надійність оформлення документів.

Підбиваючи підсумки, можна сказати наступне - правильний документообіг є одним із найважливіших аспектів успішної діяльності компанії.

У сучасному світі, щоб підвищити ефективність роботи, необхідно вдосконалити взаємодію з документацією, а також принципи її руху, оскільки будь-яке успішне управлінське рішення ґрунтується саме на своєчасності та актуальності отриманої інформації. Також організованість у роботі з документами впливає на якість управління, організацію та культуру праці в компанії.

Правильне ведення документації також важливе ще з двох причин:

• Без чіткої організації неможливо сформувати своєчасний бухгалтерський звіт.
• Оскільки різного роду суперечки з органами, що перевіряють, все ще актуальні, то без упорядкованого документообігу довести свою правоту в тій чи іншій ситуації може бути дуже складно.

Ідеальним рішенням для завдання, про яке ми сьогодні говорили, все ж таки будуть сучасні технології. Наприклад, перехід до системи електронного документообігу. Це допоможе набагато спростити моменти з оформленням, рухом та систематизацією ділових паперів.

Компанія “ІнстакоДок” допоможе Вам правильно організувати роботу з документацією, що значно підвищить як ефективність компанії, а й особисту ефективність. Багаторічний досвід та відповідальний підхід до вирішення найскладніших завдань дозволив нам допомогти безлічі організацій. Ми забезпечимо Вам всебічну підтримку та гарантуємо, що суттєво полегшимо роботу з паперами.

Звертайтесь до нас уже зараз. Наші фахівці дадуть відповіді на всі питання, що Вас цікавлять.