Автоматизація документообігу: виклик чи поступовий процес. Прості кроки

Більшість нас, офісних працівників, якими б ми топовими чи початківцями не були, замислюються над тим який ідеальний баланс між роботою, яка вже добре відома і доведена до автоматизму, і дослідженням нового. Суб'єктивні відчуття можуть бути різними та це правильно. А ось для розуміння загальної картини були проведені численні дослідження.

"У довгостроковій перспективі, мабуть, найефективніше працювати над стратегією, яка, здається, забезпечує найкращі результати приблизно у 80–90 відсотків часу, і продовжувати досліджувати в решті 10–20 відсотків. Google просить своїх співробітників витрачати 80 відсотків робочого тижня на офіційну роботу та 20 відсотків на проекти за власним вибором, що призвело до створення таких популярних продуктів, як AdWords і Gmail." James Clear. Атомні звички

Тому якщо керівництво чи власник різко вирішують автоматизовувати документообіг, то для працівників це буде виглядати як 90% нового в порівнянні з 10% їх звичайної роботи, викликати певною мірою стрес і зниження ефективності, замість підвищення продуктивності, а отже не досягнення запланованих результатів.

Наша рекомендація - впроваджувати автоматизацію поступово, покроково. 

Починати треба з чогось невеликого нескладного, наприклад, заведення контрагентів в реєстр контрагентів. Покращення буде відчутне одразу. Людська природа влаштована таким чином, що ми отримуємо задоволення від порядку. Тому якщо наш перелік контрагентів впорядкований він буде поступово збільшуватися показуватиме наш прогрес і результат роботи, це буде приносити нотки задоволення.

Другим кроком може бути заведення шаблонів документів у свій акаунт на ІнстаДок. Заведення усіх документів, з якими працює компанія буде величезним викликом, а якщо заводити один документ раз на п'ять днів, то протягом року без напрягу ви автоматизуєте майже всі документи, з якими ви працюєте.

Крок третій - це доведення шаблонів до ідеалу: побачили помилку зразу її виправили. Отже, через деякий час ви зможете не просто генерувати документи, ще раз переглянувши їх у ворді після генерації, а одразу після генерації підписати кваліфікованим електронним підписом і направляти контрагенту.

Отже, чотири прості поступові кроки до автоматизації документообігу:

1. заводити контрагентів в реєстр контрагентів;
2. робити шаблони документів;
3. генерувати документи зі своїх шаблонів і при виявленні одразу виправляти;
4. підписувати документи після генерації та направляти контрагенту.

Коли ви автоматизуєте якомога більшу частину свого життя, ви зможете витрачати свої зусилля на завдання, які машини ще не можуть виконати. Кожна звичка, яку ми передаємо владі технології, звільняє час і енергію для переходу на наступний етап зростання. Як писав математик і філософ Альфред Норт Уайтхед, «Цивілізація розвивається завдяки збільшенню кількості операцій, які ми можемо виконувати, не замислююичсь про них. yАвтоматизація документообігу: виклик чи поступовий процес. James Clear Атомні звички 

Експерт по автоматизації, юрист

Інна Яновська 

Щоб призначити зустріч для обговорення юридичних питань і автоматизації, телефонуйте  

 +38 (093) 1776558 Олексій

 info@instaco.com.ua